企业标准化建设方案篇
一、企业档案管理者要具备信息化建设理念
企业档案管理水平低,信息资料少,
开发利用不好,主要原因是企业的管理者不了解档案的信息化建设,
平时对企业生产、经营管理和各种活动记录不及时,对档案工作不够重视,对档案管理工作的地位和作用认识不清,档案意识淡薄。这种状况直接影响档案的管理人员,
需要原有的档案管理模式到档案信息化管理进行一场革命,
实际上是以转变观念为前提,只有以信息观念去看待档案及档案工作本身,
建立档案信息管理理念,才能进行档案信息化建设。很多企业的档案管理者还习惯于传统的手工档案管理模式和方空城计读后感法。有的企业即使搞了信息化,也没有什么实际改变,
或者成为一种摆设,赶时髦。
真正方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来,致使档案数据缺乏完整性和准确性。企业档案信息化建设的重点是档案资源信息化,要打牢档案信息化的基础,
才能实现企业档案资源最大限度的利用和共享。企业档案信息化建设是一项系统工程,企业档案管理者要以开放式的现代管理理念,
建立健全一套档案信息化管理体系,真正推进企业档案信息化建设。
二、努力提高企业档案信息化建设科技水平
企业档案管理多年来是手工操作整理、检索单一、利用率不高的落后局面。
在科技高速发展的今天,这种状况已经远远不能适应新时期档案工作的要求,
不能满足企业管理者多角度查阅档案、获取档案的需要。
要想实现企业档案现代化管理的信息化,必须借助科技力量整合现有的企业档案信息资源,开发和建设档案信息工程的数据库系统。要进行必要的投资,发展计算机信息处理、光电阅读、网络连接、数字档案馆技术,
并通过网络加以联通,充分发挥硬件功能及信息系统的综合能力,使企业各部门可以依托先进的信息技术对归档档案进行科学的管理和方便的使用。在企业信息化建设的过程中,
应采用多种信息处理技术和产品,以保证信息资源建设和利用的可靠性。
另一方面,企业档案信息资源的保存利用是长期的,这样就要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的,
非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难,甚至在将来无法利用,造成极大的人力、物力和资源的浪费。
三、实施企业档案标准化,规范化管理
全面思考企业档案信息化建设工作,
实际是一个庞杂的体系,涉及方方面面。
没有规矩不成方圆,档案信息化的规范管理,科学标准的体系,
是企业档案信息化建设工作快速、持续、有效、健康发展的重要保障。档案信息化建设的标准主要包括管理、业务、技术三方面的内容,其中首要的是档案业务要规范,
档案标准要建立,各项规章制度要健全。加快推进企业档案管理信息化建设步伐,
把企业档案管理信息化工作落到实处,
就必须抓好企业档案管理的标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。所以,建立健全企业档案信息化的标准规范体系,是信息化工作科学、有效开展的重要保障。
四、不断丰富企业档案信息资源库
企业标准化建设方案篇
档案信息化是档案部门运用现代化信息技术,加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。
它把分散的信息资源以信息化的形式储存,以标准化的方法管理,以网络化的方式连接,从而提高资源的利用率,实现资源共享。
它主要包括档案信息数字化、档案网站建设以及数字档案馆建设三个不同的阶段和方面。
一、企业档案信息化建设存在诸多问题
、企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设,
有些则没有,
特别是一些中小企业。同时,企业的减员增效也波及到企业的档案部门,相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁,信息化建设也就无从谈起,
即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
、企业档案信息化的基础条件薄弱,技术、资金不足,人才缺乏。
当前,企业档案信息化建设的总体状况是认识不足,重视不够,
基础条件薄弱,信息化程度低。
缺乏应有的设备和技术支撑,
对企业档案信息资源开发的深度不够,数字化信息资源少,企业档案网站建设良莠不齐,信息化管理人才短缺,
对档案信息资源数字化和网络化研究不够。
、企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,它使生产活动、文书处理与档案管理工作实现有效衔接,
进而提高信息处理能力,实现档案信息的无缝连接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,
档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接,
文档一体化管理的实现困难重重。
二、加强企业档案信息化建设的对策
、加快企业档案信息化标准规范的制定。
标准规范是档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是档案信息化建设的法律保障。因此,
档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题,这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范,主要包括电子文件归档和电子档案的管理,以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等,逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。
、重视企业档案信息应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息、网络建设的技术保障。
信息技术应用工作量大、涉及面广,关系档案信息化建设的速度与质量,集中体现了档案信息化建设的效益。
、加强档案信息资源建设。
档案信息是企业的核心资产,它的开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。收集企业各个业务环节形成的真实记录,
包括各种文档、科研资料、合同等;并以此为基础建立档案信息网络和电子信息资源中心库,
为企业档案利用提供便利条件。
、加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训,提高档案人员运用信息技术的能力,引导档案人员不断满足信息化要求。
企业标准化建设方案篇
信息化建设的程度反映了一个国家、地区、企业及社会经济发展的综合实力,也是衡量企业管理水平的重要指标。
档案信息资源作为企业最重要的信息资源之一,是企业信息化建设的重要组成部分。
。有利于企业提高效率,
降低管理成本。通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围,使企业能以降低信息成本实现共享管理成本,
充分利用成员企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源,节约产品开发费用,降低生产成本,
促进企业快速发展。
。检索查询比较方便。
档案管理人员在传统的检索方式下,费时费力,
档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式中选择最佳方式,迅速在档案库中检索出需要的档案信息。
。扩大了档案服务范围,
因为在信息化的管理中,档案信息可以进行拷贝,
总的信息占据的空间较小,
而且档案信息的传输比较快,
能及时将档案信息传递给需要的人员,为社会了解企业提供了基础,从而扩大了社会影响,
拓宽了服务范围,
档案部门的地位自然也就得到了提高。
二、新时期档案管理信息化的现状
信息化使企业档案工作发生了巨大的变化,近年来我国企业档案信息化建设有了长足的发展,但是仍有巨大的发展空间,
企业档案信息资源的开发利用能力仍有待进一步地加强。
。信息技术的不断发展,加速了企业的档案管理正在从传统方式向信息化管理方式的转变,计算机技术的广泛应用,同时也极大地推动了档案管理工作的发展,
提高了档案管理工作的质量和效率,使得企业的档案管理部门都在发生着重大的改变,
并通过网络技术实现信息资源的共享。
。在市场经济中,企业档案信息资源的数量和质量都有了一定程度上提高,信息资源量逐渐增加,开放途径也越来越多,
使得信息资源建设的规模不断扩大并趋于成熟。
。档案管理系统虽然在我国市场经济中得到了较为广泛的应用,但仍没有形成完善的规模和体系,实现不了对档案的一体化管理。同时,
由于对档案信息化的标准和规范的建设也不够完善,所以无法从根本上保证企业档案管理的与时俱进。
。企业的档案管理的信息化工作需要综合素质较高的人才,但在现实中,档案管理人员对于计算机技术的掌握知识有限,并且操作能力较低,不利于档案管理信息化的发展。
三、新时期档案管理信息化建设存在的问题
在信息高速发展的时代,
信息化建设已经成为企业生存和发展的必要条件。
随着档案管理信息化的逐步深入,档案信息化建设逐渐成为档案事业发展的战略性工作,但是在建设和管理的过程中仍然存在着很多的问题,主要表现在以下方面。
。双套制问题尽管档案管理信息化建设已经大面积展开并取得相当的成就,
但是在人们的档案思维中,依旧是对纸质的档案心存依赖,认为电子化的档案不安全,
所以在很多单位甚至国家机关对已经颁布的国家标准、行业标准或企业标准中,
都规定要电子、纸质形式双套保存。不解决双套制的问题,是无法推动信息化发展的,信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动,可见它对信息化发展的重要意义。
。企业员工素质有待提高许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分的档案管理人员由于没有及时的接受现代化的培训以至于技术水平有限,
不利于档案管理信息化的发展。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力,还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力,这使得档案管理人员素质成为制约信息化发展的重要因素。
。标准和规范问题档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
但由于历史原因,馆室藏档案业务基础差,
案卷质量不高,
并且档案自动化工作尚无统一标准,无法全面实施、推广统一标准,这些都严重制约着档案信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。
。档案信息化管理的安全意识较差档案信息与其他信息资源不同,
多包含密级文件,因此重视对档案的管理就至关重要。在网络环境下,
档案信息更加容易被不法分子盗取,
并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播,这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失,从而造成严重的经济损失。档案管理的安全工作是档案信息化的保证,
因此,加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。
四、实现企业档案管理信息化的主要措施
企业档案管理工作的信息化建设是企业和社会发展的需要,
是档案管理发展的一种趋势,
因此,对企业档案管理的信息化建设要予以高度的重视,要切实给予人力、财力和物力上的支持,确保企业档案管理信息化建设得以有效的实施,使其更好的为企业的发展提供服务。
针对在建设档案管理信息化的过程中出现的问题,提出实现档案管理信息化的四项主要措施。
。提高对档案管理信息化的认识。
传统的档案管理工作处于一个封闭的空间里,管理者的思想观念和管理工作都处于一个落后的阶段,
面对这种局面,应重点加强管理者在观念上的认识。管理者必须意识到,
在商品经济激烈竞争的今天,档案作为全社会最大的共享信息资源,
在经济决策中起着至关重要的作用。
。加强人才机制建设。档案信息化建设是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、办事细心的工作态度,还要具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因此必须重视档案人才的培养,
建立一支适应信息时代的复合型档案管理队伍。
。制定档案管理信息化标准。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件,它贯穿于档案信息化建设的整个过程。要统一档案管理信息化的标准,
必须要依托国家行政的力量,打破各个单位各自为政的局面,统一国家政策法规和各种业务规范。
。健全档案管理信息化的安全制度。档案管理信息化的安全管理制度是档案管理信息化的保护屏障。一方面,在企业档案管理的建设初期一定要注意纸质档案的保存,防止档案的遗漏损失,
保证企业信息的安全、完整;另一方面,要充分保障网络信息系统的安全,
数据库的自动备份、网络系统的病毒防范、严格的查阅权限和安全的加密保护功能都是企业需重点关注的问题。
五、总结
随着信息科技的不断发展,以及我国经济的快速进步,
档案管理信息化已成为经济稳步发展的保障。企业档案管理信息化建设需要企业各部门之间的相互协调,需要企业高层从思想、战略、管理、技术等各个角度进行宏观规划和微观操作。企业应该根据自身特点发挥在资本、技术等各方面的优势,
加快档案管理信息化建设的步伐,进一步提高档案信息系统的工作效率,为企业的可持续发展提供可靠的信息保障。
企业标准化建设方案篇
[关键词]企业;档案信息化;
建设;规章制度;建设标准
。引言
档案建设是企业不可忽视的一项重要工作,随着信息技术的发展和进步,
企业档案信息化建设步伐加快,并取得较大进步。
但在资金、制度、人员等因素的制约下,该项工作仍然存在不足。因此,
结合企业的实际情况,
探讨分析企业档案信息化建设存在的不足,
并提出相应的策略无疑具有重要的现实意义。
。企业档案信息化建设的意义
.实现档案信息数字化。改变传统纸质档案形式,加快档案数字化进程,
将企业以前的纸质档案通过扫描转为数字化形式,这样既方便查询,也便利保管,
确保档案信息的安全。另外还要在企业内部全面推行电子公文,促进档案以电子文件为主,
在进行档案接收时就是数字化形成,
提高档案信息资料的数字化水平。
.实现档案利用网络化。在公司内部,档案利用推行网络化服务,在互联网支持下可以申请查询和借阅,
管理员审核申请之后将档案借出,在保证档案信息安全的情况下,能够利用非档案,满足实际工作的需要,也有利于确保档案利用的安全。
整个借出和利用过程不需要在档案室查询,大大方便了对档案信息资料的利用,提高利用效率。
.实现档案检索自动化。
传统档案检索存在效率低下,工序繁琐的缺陷。
而档案信息化建设使这种情况得到根本转变。在计算机的支持下,
可以实现多角度的检索,不仅加快了速度,
还提高了工作效率,大大便利的档案信息的查询和检索。
。企业档案信息化建设存在的不足
.信息化建设不平衡。
企业对档案信息化建设的认识程度不一样,有些企业重视该项工作,并且取得了较大进步,但有些企业忽视这项工作,档案信息化建设滞后。
另外,在开展档案信息化建设的企业中,也由于资金、技术、人员等的差异,信息化建设规模存在不一致的情况。规模大,
资金充足,效益好的企业在这方面取得较大成效,而规模小,资金缺乏、效益差的企业在档案信息化建设方面落后。
.缺乏资金技术支持。从整体上看,企业对档案信息化的认识不足,基础工作没有落实到位,档案信息化建设程度低。
一些企业资金匮乏,专业人才较少,不愿意在这方面增加相应的投入,研究工作不到位,数字化信息资源少,
影响档案信息化建设水平的提高。
.规划与管理不到位。
对档案信息化建设缺乏相应的规划,没有明确信息化建设的目的,在制度、资金、人员等方面没有做出合理的安排,相关的投入不足。
另外,缺乏健全完善的管理制度,管理措施不到位,
管理人员的水平较低,影响档案信息化建设。
。企业档案信息化建设的策略
.认识信息化建设意义。
企业的相关领导应该转变思想观念,充分认识档案的重要地位,
认识加强档案信息化建设的重要意义。在进行管理和决策的时候,离不开档案的参考作用。因此,
企业必须重视在这方面加大资金投入,
推进档案数字化建设进程,完善管理制度,加强信息服务网络建设,
更好的提高档案信息化建设水平。
.健全相关的规章制度。通过完善规章制度,
更好的规范和约束电子档案管理各项工作,防止出现混乱的局面。
企业需要考虑自身实际情况,
制定规章制度,
包括电子档案搜集制度、集中管理制度、归档制度、查询和借阅制度,更好的约束和规范各项工作。建立工作人员的日常管理行为规范,建立责任制,
明确各工作人员在档案信息化建设和管理的职责,完善工作人员考核制度,确保他们认真履行自己的职责,促进管理水平的提高。
.重视信息资源的开发。档案信息化建设应该与企业经济信息需求、企业技术发展相协调,促进信息资源不断完善,
为企业做出更大的贡献。在开发信息资源的时候,要重视档案信息的安全问题,采取相应的技术措施,例如,
加密措施、防火墙技术、信息识别技术等,实现对档案信息资源的保护,避免资料丢失,为企业更好的发挥作用。
.加强信息化基础工作。基础性工作也是不可忽视的,做好这些工作有利于推动信息化建设的顺利进行。具体内容包括加强网络信息服务平台建设,完善数据库建设,
将档案信息化建设与办公自动化连接起来,加强管理和维护人员队伍建设,为提高档案信息化建设水平提供保障。
.规范信息化建设标准。完善法律法规,
健全规范标准,
促进管理水平的提高。目前这些建设标准存在不完善的情况,
应该采取相应的完善措施,健全标准规范和档案工作制度,
对电子档案的格式、标准、存储、管理、借阅等进行明确规定,确保档案使用的各个环节都有章可循,
同时也有利于按照统一规范标准进行归档,提高档案信息化建设水平。
.重视专业人才的培养。企业应该加强专业人才队伍建设,
为档案信息化建设提供人才支持。一方面,企业需要引进高素质的人才,充实档案部门工作队伍,
在档案信息化建设趋势下,工作人员不仅要掌握档案管理的专业技能,还需要掌握计算机软件技术、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术等,具备数字化档案管理的专业技能。
另一方面,企业需要加强对档案工作人员的培训,让他们熟练的掌握专业技能和专业知识,加强实践锻炼,促进实践工作经验的提高。
工作人员自身也要加强学习,增长自己的综合技能,具备良好的职业道德素质,促进自身工作水平的提高,
更好的处理和应对企业档案信息化建设的各项工作。
。结束语
综上所述,档案信息化建设是现代档案工作的一项重要趋势,
做好这项工作对企业运行和员工发展具有重要作用。今后在实际工作,应该认识存在的不足,并根据实际工作需要采取完善措施,提高档案信息化建设水平,
为企业运行和发展做出更大贡献。
参考文献:
[]邹运。浅谈企业档案信息化建设[]。黑龙江档案,
()
企业标准化建设方案篇
引言
随着社会经济快速发展,
社会对电量需求大幅度增大。与此同时,电力体制改革不断深入,
企业结构的不断调整,电力科技技术的不断创新,
电力建设事业顺利的踏上了快速发展列车,大量高科技含量、大装机容量的建设项目如雨后春笋般涌现,电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。
相应的,电力企业建设项目工程档案高效的管理和精品质量的重要性日益凸显,提升宝贵的档案资源的利用价值,
使其在电力生产和经营多个方面领域更好地为电力企业服务,
已经成为电力档案工作的核心任务。建设项目工程档案管理要做到建成精品工程时,也完成精品档案。
一、电力工程档案管理的重要性
电力建设项目从投资计划、勘察设计、招投标、施工、使用等活动,这中间多个环节,多个施工单位,
多个部门交集,建设周期长,参与人员众多,在这期间形成了大量的电力工程档案,而它记载着整个建设周期期间建设活动中各种原始的、图物相符的、有保存价值的、真实的数据和记录,
是日后生产经营时技改、改建、扩建甚至经济权益纠纷、诉讼、索赔时提供最有利的依据和证据。工程档案管理作为工程建设项目管理的一部分,
其质量的好坏,
影响工程验收的质量结果,直接影响到企业的经济效益和维护企业的法律权益。
管理好电力工程档案既是工程的需要,也是电力企业日后可持续发展的重要支撑。
二、电力工程档案有效管理的措施
、统一认识,加强宣传
工程档案管理相比较于工程建设进度和质量容易被忽略,普遍存在对该项工作不太重视的情况,
到竣工验收时才匆忙整理交付,
所以经常出现数据错漏、资料遗失等,给档案收集、整理、归档带来了很大的难度,从而严重影响了工程档案管理的质量。其只要原因在于大部分人对档案管理工作不够重视,资料整理琐碎,
于工程进度无直接影响,
无直接经济效益,无正面的考核制度约束。要提升工程档案有效管理,
企业必须要加强宣传档案管理的必要性,上下统一认识其重要性,提高对其的关注度,
如本企业员工、参建单位、设备供应商、项目负责人等,从而转换被动收集资料为主动整理收集。
、加强和施工企业理性沟通,
力求档案规范化与标准化
在电力项目工程管理中,技术人员掌管检验档案的真实真假美猴王作文性和正确性,
档案工作者掌管对档案的标准化和规范化进行检验;施工企业的管理人员与技术人员对其项目的情形非常了解,他们的手中掌管着大量的档案,
也是以后利用档案的主体人群。施工企业工程项目竣工档案在电力项目工程档案中占据非常重要的位置,而输变电工程建设项目贯穿于整个工程过程中,档案管理方面
涉及到各个工作环节,能建立一套系统准确性、完整性的工程项目档案,
是电力工程建设团队共同努力的发展目标之一,
所以如何做好档案管理的收集工作,是档案工作者应有的责任感与使命感。
、建立档案管理制度,依法归档
首先,
从工程开始时就要求各参建单位对归档资料必须按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》和本企业的《项目档案归档管理制度》等文执行;其次,设立建设项目档案室质量管理小组,
实行分级管理,明确基建项目参建单位归档职责,设定项目类别工程档案归档负责人,落实责问考核制度,
并设置奖罚条例引起各方面重视和提升责任心;
最后,
实施资料分类别专业技术人员审查、鉴别制,对归档资料进行督导审查,勘察纠错,
根据工程进度节点同步移交资料归档,
从而避免施工中资料丢失,设计变更时无记录,竣工时大量的工作堆积,
在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明,力求工程资料的完整性和准确性,
实现了施工过程全过程记录收资,用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量,
在有需要时随时调阅卷宗,做到有依有据,有迹可循,
发挥档案管理的重大作用。
、电力工记事作文程档案管理的激励机制
在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法,实现“鼓励先进,
鞭策落后”,提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优,通过“五个方面”进行评比,如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性,
进行年度综合评选。
对于优秀员工进行表彰,同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习,促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求,督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外,
对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的,将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。
、电力建设工程档案管理信息化
为了提高档案管理的工作效率,利用计算机进行管理工程档案,
促使出现的大量电子文件得到了推广应用,自然引起档案快速地向电子数字化发展;数字信息化技术的普及宣传和应用,
积极地推动着档案室建设的数字化进程,为档案信息管理增添新鲜的血液,
使历史数据从图文、影像等方面更加形象化地展现,
因此电子文档的前期收集整理工作显得十分的必要。将重要的档案资料大量输入电脑计算机内保存,一方面档案管理工作者查找相当方便;
另一方面对后期的查阅也很轻松,
直接就能够可以在电脑计算机内查找到;同时电力工程档案信息化即是融入办公网络自动化系统,这毫无疑问将大大地提高档案的效益利用,可以对档案管理信息资源实现共享。
、适应时展需要,提升工作人员素质水平
为适应新的形势发展需求,
档案工作者应养成热爱学习、热爱档案事业的思想观念,要积极和各参建单位如设计、施工、监理部门进行有效的沟通,在档案室内部工作认真执行时,应做到提前地介入工程建设活动中,
对工程建设动向要经常追踪好。根据档案管理的相关规定,对工程建设过程中所整理的资料要严把质量关,
一旦发现问题时第一时间要求提出整改,积极主动有计划、有步骤地开展工程档案管理的收集;在国家电力体制改革的情形之下,
电力企业档案管理工作也跟着发生明显的变化,
档案管理工作的发展将趋于现代信息化,其相关服务的范围也逐渐得到扩大,对档案工作者的文化知识、专业素质、政治涵养等方面提出新的管理要求,
只有这样才能适合新时代电力企业工程档案管理的需求
三、结束语
企业标准化建设方案篇
【关键词】胜任力城市建设档案管理企业绩效考核
胜任力是现代人力资源管理绩效考核的主要依据和实施前提,它关注影响员工绩效的潜在的深层次特征,能将绩效优异者和绩效一般者区分开来,甚至可以预测员工未来的工作绩效。
城市建设档案管理企业作为城市建设的重要组成部分,其绩效考核研究对于规范企业运行、提高企业整体人力资源队伍素质以及企业经济效益等有着重要作用和意义。为此,本研究从新兴的胜任力研究出发,以期为城市建设档案管理企业绩效考核提供新的方法。
一、胜任力的内涵及与绩效的关系
胜任力的概念最先是由美国心理学家戴维·麦克利兰于年在《测试胜任力而非智力》一文中提出的。
他认为组织在人员选拔和甄选中采用的传统智力测验、性向测验、学术测验以及等级分数等测试手段,不能预测其从事复杂工作和高层次职位工作的绩效,以及在生活中能否取得成功;同时这种测试手段对某些特定人群也不尽公平。他认为胜任力是个人的一些潜在特点,
它包括动机、个性特点、自我形象、价值观、知识和技能,这些潜在的特点促成了个人有效或卓越的工作绩效。
胜任力具有以下三个重要特征:绩效关联性,与员工未来的工作绩效紧密联系;动态性,
与工作情景联动;可区分性,
能够区分优秀业绩者与普通业绩者。由此可见,
胜任力概念从一出现就和工作绩效之间存在着必然的联系,将胜任力导入城市建设档案管理企业绩效考核管理中,
更能从深层次探讨个人特质对其业绩的影响。
二、城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题
由于城市建设档案管理企业出现得比较晚,人员考评体制相对滞后,员工素质参差不齐,同时由于该类起企业往往依附于城市建设的相关单位,
因此使得贵阳市城市建设档案管理企业的绩效考核和指标体系都到受多种体制性因素和客观性因素的影响,归纳总结起来我国城市建设档案管理企业员工绩效考核存在的问题主要有以下几个方面。
(一)岗位职责不明确
由于贵阳市城市建设档案管理企业成立较晚,
因此很多企业的岗位说明书不配套,岗位职责不清,不能科学判断员工和岗位的匹配程度,从而对员工进行绩效考核时,缺乏依据。
(二)绩效考核方式不科学
目前城市建设档案管理企业对员工绩效考核时由于部门之间沟通少,员工之间相互不熟悉,很难做到公正、客观;
受中国人的中庸思想和内敛的作风,怕矛盾、怕冲突,
给对方考评时追求无差别趋同,普遍给高分,使得考核失去意义。
(三)绩效管理缺乏相应的支撑
由于缺乏对绩效管理重要性和系统性认识,城市建设档案管理企业绩效考核一般没有专门的考核部门。员工间进行评价时,只要根据主观印象打分,草率了事,
这样造成的结果是各部门都不积极配合,使得企业绩效考核工作更加困难。
三、基于胜任力的城市建设档案管理企业绩效考核建议及对策
在分析目前城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题基础上,参考相关胜任力和人力资源管理理论以及借鉴国外城市建设档案管理企业和其他公司基于胜任力的绩效考核方案规划的成功经验和模式,从以下几个方面提出了加强和改善目前城市建设档案管理企业胜任力绩效考核规划方案质量的建议和对策。
(一)确立胜任力导向在企业绩效考核体系中的战略地位
从城市建设档案管理企业中长期发展战略规划的实施要求和业务职能核心竞争力提升的角度出发,并采取相关的辅措施和配套方案,确保该项战略能够得到有效的贯彻和实施,
以提升其对于城市建设档案管理企业长期发展战略和服务战略的支撑能力。例如将胜任力与员工的薪酬及职位晋升方案挂钩,
将效益机制和效率机制引入到内部考核之中,根据员工的价值创造进行比例性分配,从而激活企业内部人力资源管理的活力和创新机能。
(二)提高对于城市建设档案管理企业岗位职责和价值创造细分和评价的质量
结合城市建设档案管理企业工作岗位技术性强、业务综合优化需求高以及安全性要求高等特点,根据其业务运作流程和机制确定岗位的价值创造流程,以提高服务满意度为导向细化岗位职责,从而为岗位胜任力的绩效考核系统的制定准备坚实的基础业务数据支持。现代城市建设档案管理企业的布局优化和输送策略等等业务岗位对于员工素质的要求非常高,
技能也比较综合化,不同岗位之间的价值贡献也不相同,因此要对这些岗位业务体系做出相应的定量化考核方案。
(三)根据职位要求确定一般胜任力和特殊胜任力绩效标准
基于胜任力冰山模型外显和内隐部分的胜任力内容制定绩效标准,首先。
一般胜任力绩效标准包括职位必须的各种知识、技能,这些标准随着个体从事不同工作性质的变化而变化,是完成绩效目标的最基本要求,可以通过专业、学历等确定;
其次,特殊胜任力绩效标准主要是达到优秀绩效目标所具备的价值观、态度、个性等个体的内在期望和动力,
这些标准不应随工作性质的变化而变化。这些标准的确定可以通过行为事件访谈法,制订完成绩效目标的高绩效者的特殊胜任力特征。
(四)建立区别性胜任特征评价体系
企业标准化建设方案篇
[关键词]企业文化文化建设和谐矿区
中图分类号:文献标识码:文章编号:-()--
近年来,我们新阳公司在企业文化建设中坚持以人为本、重在建设的原则,
以十精神为指导,
精心部署,
整体推进,用企业文化打造了高标准文明煤矿,构建了文明和谐矿区。企业先后荣获全国精神文明建设工作先进单位、全国首批文明煤矿等荣誉称号。
我们的主要做法是:
一、加强领导,提高认识,为企业文化建设奠定坚实基础?
我们提出以文化力激活生产力、提升竞争力的建设思路,把企业文化建设作为构建平安和谐矿区的总抓手,作为促进物质文明建设的基础工程,作为给职工办实事、办好事的民心工程,始终做到思想认识到位、宣传发动到位、投入保障到位,
凝聚了人心,
鼓舞了士气,提高了经济效益。
一是组织领导到位。成立矿党政领导为核心的企业文化建设办公室,形成党委搭台、行政唱戏、职工参与的工作机制。并多次召开党政联席会,
按照“企业文化建设项目化,项目推进目标化,目标任务责任化,
责任落实具体化,具体事项个性化”的要求,制定出环环相扣、相互促进的创建措施,形成人人头上有指标,个个肩上有重担。
二是宣传发动到位。我们先后召开了企业文化建设动员会、理论研讨会,制定创建目标,理顺创建思路。
印发《培育选拔煤炭行业企业文化示范矿方案》、《山西省煤炭工业企业文化示范矿标准》、《新阳煤集团创建学习型企业文化实施方案》等一系列指导性文件,制定下发《创建全国煤炭行业企业文化示范矿规划》、《精细化管理定标实施细则》等创建文件,编印《企业文化读本》、《企业文化探索》、《员工行为规范》、《各区队岗位标准集》等企业文化资料,
制作企业文化专题片和多媒体课件,组织职工认真观看学习,营造浓厚的氛围。
三是保障投入到位。设立企业文化建设专项经费和奖励基金,
先后投入了多万元,用于企业文化建设硬件设施投入。设立文化创建办公室,具体负责企业文化建设,
配备专职人员,购买档案柜、电脑、打印机、传真机等现代化办公设施。
设专人收集、管理企业文化档案,共有文书档案、图片档案、声像档案、荣誉档案等余卷,区队看板管理块,为企业文化建设奠定了坚实的物质基础。
二、依托载体,稳步推进,培育特色企业文化?
我们坚持以人为本的方针,依托制定愿景目标、理念渗透、行为养成、精细管理、考核激励五项载体,
激发全员热情,凝聚职工力量,加快创建步伐,促进矿井三个文明建设健康、协调、快速发展。
一是制定目标愿景,激发企业活力。目标愿景是企业不断发展进步的旗帜,为企业持续发展的不竭动力。我们确立建设“全煤示范矿”的目标愿景,
吹响了向文明和谐矿区建设前进的号角。按照大愿景统领小愿景,
小愿景支撑大愿景的要求,我矿逐步建立矿、区队、班组和个人等目标愿景,形成相互依存、相互保证的四级愿景体系,达到了整体围绕大愿景去奋斗、团队围绕小愿景去努力、个人围绕自己人生目标去努力工作的良好氛围。
二是加大理念渗透,
形成思想认知。要实现目标愿景,
就得有先进的理念作灵魂。我们围绕矿愿景目标,通过挖掘、提炼,确立“依法治矿、科技兴矿、民主办矿、富民强矿”的办矿方针,培育“只争第一、勇创一流”的员工精神,
采取多种形式,充分利用矿电视站、黑板报、公开栏等宣传阵地,加强对理念的灌输,增强企业理念的影响力、感染力和渗透力,切实让职工入耳、入脑、入心,
使企业理念植根于每名职工的内心深处,理念已升华为自觉行为。
三是实施精细管理,提升管理质量。我们从规范职工行为入手,
制定岗位标准,走动式管理标准,采用“日考核、周讲评、月奖惩”的考核办法,建立优秀员工、合格员工、试用员工“三工并存”动态转换机制的绩效评价和首末位员工班前讲评等激励机制,实施现场巡查、周期恳谈、走动式管理等配套检查细则,
让干部做到按制度严格管理,职工做到按标准精细操作,达到了规范作业程序,细化岗位标准,转变队伍作风,
提高工作效能。
四是狠抓行为养成,塑造良好形象。我们开展了以“”为主要内容的行为养成,建立党员责任区和文明行为示范岗,制定文明行为规范条,
编印成册,成立督导小分队,对员工进入岗位到八小时以外的社会生活,都制定了严格具体要求。员工都能够按照“”标准,
规范言行、在岗位随时将使用过的物品整理归位,
打电话三声铃响,必有应答,提机说“你好”,放机讲“再见”。
强化准军事化训练和管理,进一步增强职工的组织纪律性和顽强的战斗作风,
做到令行禁止、雷厉风行、整齐划一,提升职工执行和服从意识,锻造职工顽强拼搏、勇创一流的坚韧意志,形成了穿矿服、唱矿歌、上下电车排队、就餐排队,领交矿灯排队,
上下罐排队,行走排队等良好的文明习惯。
五是狠抓考核激励,鼓足员工干劲。
围绕“严细管理、狠抓落实、认真考核、奖惩兑现”的工作要求,制定企业文化考核办法,
每月考核一次,对各级领导干部制定走动式考核标准,明确了走动区域,走动频次,
走动地点,做到管理无漏洞,走动无盲区,
现场无隐患,
作业无违章。让工作中责任心强、积极性高、创造力活跃的员工,在物质上受到奖励,精神上受到表彰,
从而提高经济效益,
给企业带来勃勃生机。
三、立足实际、创新整合,探索企业文化建设新模式?
我们借鉴学习,消化吸收、结合实际,
对企业文化建设进行系统的创新整合,把企业文化建设与提升管理水平相结合,让职工得到更多的实惠。
以企业管理相结合。
管理是企业发展的永恒主题,
创新为企业提供不竭动力。
创新管理模式,加强企业基础管理,形成一套行之有效的科学管理体系,
是提高企业管理水平的有效途径,
是企业实现利润最大化的有力保证,更是企业文化建设的本质要求。
一是抓制度建设,规范矿井管理。制度化管理是我矿企业文化建设的一大特色,
我们坚持发现一个问题,
制定一项制度,规范一方面管理,堵塞一方面漏洞。坚持能执行的就制定、制定了的必须执行和制度面前人人平等的原则,形成了具有超化特色的制度化管理模式。
二是抓安全管理,打造本质安全型矿井。我们在安全管理方面,
以一通三防和防治水为重点,加强现场管理,狠抓责任落实,
实施质量标准化、安全三项评价、预测预报、安全目标管理等手段,形成“矿领导督导,职能部门监管,
基层区队具体实施”的安全管理体系,
使安全管理走向了制度化、规范化。每月组织安全质量标准化“红黄旗”评比,实行安全质量标准化一票否决制,获得红旗单位进行奖励,黄旗单位进行罚款。
另外,我们还充分发挥企业文化建设渗透力强、影响面宽的优势,不断丰富企业文化建设载体,积极开展文体建设、环境建设、民心工程建设等活动,
为构建和谐矿区环境做出了积极贡献。
企业标准化建设方案篇
关键词:省级电网企业;档案工作;优秀档案馆
作者简介:王艳玫(-),
女,
山东济南人,山东电力科学研究院供电服务中心综合部经理,馆员。(山东济南)
中图分类号:.文献标识码:文章编号:-()--
随着我国电力事业的发展,特别是电网企业的快速发展,
档案管理工作已成为企业管理中的重要组成部分,档案涉及的企业管理领域越来越广泛,企业领导和职工对档案的关注度越来越高,
其重要性越来越明显。如何适应新形势,
进一步加强电网企业的档案管理,成为摆在档案管理工作者面前的一个十分重要的课题。
一、企业的发展对档案工作提出了更高要求
当前,国家电网公司正处于重要的战略机遇期、管理转型期和改革攻坚期,改革发展任务十分繁重。
多年来,
电网、重点基地投资持续加大;省市层面内部电力体制改革不断推进;依法治企工作进一步深入开展,对档案管理工作都提出了新的更高的要求。主要表现在以下两个方面:
。宏观环境方面
一是“三集五大”建设给档案管理工作提出了新要求。
“三集五大”建设是公司管理体制和机制的一次重大变革,涉及公司所有业务。
“五大”体系建成后,各专业档案整理、保管和利用等各环节工作机制都将发生重大变化,
亟需深入研究适应“三集五大”管理方式的档案管理新机制,确保“三集五大”体系下档案管理业务规范、流程顺畅、运作高效。二是坚强智能电网建设给档案工作提出了新挑战。随着一系列新技术、新设备在电网建设中的广泛应用,以及风光储输、抽水蓄能等新能源、新产业的发展,
需进一步对项目档案的分类标准、业务规范进行调整,
以满足电网创新发展的需要。
三是信息技术的快速发展给档案工作提出了新任务。
科学技术特别是信息技术的突飞猛进,
对档案基本形态、管理方式、利用途径、保护条件等方面产生了深刻影响,如何适应电子文件管理要求,加快数字化档案建设,形成符合国家标准的电子档案管理系统,实现档案管理的存储数字化、管理现代化、利用网络化,
成为摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。
。内部管理方面
一是档案管理基础工作需要加强,
档案收集不及时,存在归档不规范、不完善现象,重要档案存在遗漏隐患。二是档案队伍建设需要加强,
特别是在“三集五大”体系建设中档案管理人员变动后,
人员素质需要进一步提高。
三是档案信息化建设相对滞后,信息系统多套多轨同时运行,系统应用水平有待提升,多年前历史数据的导入工作尚未开展;纸质档案数字化处理任务艰巨,
数量巨大,
给工作带来了被动。四是工程类科技档案管理需要加强,该类型档案归口管理部门尚不明确,属于省公司层面管理的工程档案均存放在生产运营、电网建设等单位。
同一项目在设计、施工、运行、检修等过程中产生的工程档案分散保存在各单位,
未进行汇总整合和统一管理。
面对档案工作的新形势和新任务,档案工作者务必要充分认识到档案管理工作的艰巨性,进一步理清思路,
找准短板,深入研究和解决当前档案工作中面临的困难和存在的问题,按照专业化、集约化、标准化管理要求,健全覆盖各管理层面、贯穿各业务流程的管理标准体系和工作体系,全面加强档案制度化、信息化、规范化建设,
不断提升公司档案工作水平。
笔者认为省公司当前档案工作的着力点应是:认真贯彻落实国家电网公司办公厅和省档案局工作要求,准确把握档案工作规律,坚持“强基固本、做实做优”的工作原则,以开展“创建优秀档案馆(室)”创建活动为主线,
以国家电网公司档案工作考评中达到“示范级”为目标,加强标准化建设、加强信息化建设、加强队伍建设,
夯实工作基础,提升工作价值。
二、着力做好五个方面的工作
。加强标准化建设,
建立档案管理工作新体系
认真落实公司“三集五大”体系建设和标准化建设要求,积极做好档案管理工作适应性调整,明确各类档案管理的业务界面、职责分工、工作权限和工作要求,加快建设“统一归口、分级管理、横向协同、纵向贯通”的档案管理机制。
省、市、县供电企业档案管理部门要按照国家电网公司统一部署,
对照国家电网公司考核评价标准和要求,结合本单位实际,认真组织开展档案工作标准化建设,全面完善制度体系、管理体系和工作体系。要严格落实《企业档案工作规范》、《中央企业档案工作评价办法》,
尽快建立和完善档案基础管理、动态管控和应急管理等方面的规章制度,形成规范严谨、协调统一、特色鲜明、闭环高效的档案工作体系。
近年来,
山东公司对档案管理制度和标准化建设进行了深入系统地研究、梳理和修订,取得了初步成果。
在标准化建设方面,对原来的《档案管理标准》作了较大修改,
重新规范了管理职责、管理界面、工作流程。在制度建设方面,广泛筛选,
充分论证,形成了较为完备的《档案管理规章制度汇编》,
内容涵盖法律法规、行业标准、专业规范等各个方面。其中,《管理标准》是制度体系建设的核心内容,《规章制度汇编》是制度体系建设的解释和补充。《管理标准》中的内容基本涵盖了《规章制度汇编》的主要内容,
两者相辅相成,互相关联。这两个成果各部门、各单位要认真组织学习,切实抓好贯彻落实。
。加强队伍建设,
增强档案工作新动力
建立一支政治素质强、专业素质优的档案管理队伍,是实现档案管理提升的关键。广大档案工作者要主动学习、提升能力,
高标准开展档案工作。要切实加强培训组织,紧密结合实际,本着缺什么补什么的原则,
充分利用各种培训资源,通过“请进来走出去”等多种形式,着力提高培训质量。
要学习借鉴国家电网公司档案协作组的做法,
紧紧围绕工程建设档案管理、信息化管理、档案馆(室)建设、档案基础管理、档案资源开发利用等重点方面,
结合工作实际成立协作组织,科学制定活动方案,深入开展业务研讨,
锻炼和培养一批专家型档案工作队伍。
要加强组织领导,积极开展课题研究或管理创新活动,集思广益,汇集众智,
力争推出一批具有较高水平的研究或管理创新成果,
为公司档案工作上水平、上台阶提供理论支持。
各单位档案管理部门要本着提升能力、提升管理的要求,积极参与协作组活动,引导和帮助档案工作者学好法律法规、业务知识和专业技能,紧跟档案工作最前沿、最需要、最管用的知识,为公司档案事业的发展贡献智慧和力量。
。加强信息化建设,打造档案管理新优势
信息化建设是档案工作的首要任务,数字化管理是信息化建设的首要内容,
在国家电网公司考核评价办法中有明确要求。
要启动数字化建设项目,加快纸质档案数字化加工进度,完成纸质档案向电子化档案的转换,建立库藏档案资料的目录数据库和档案全文索引数据库。力争利用两年时间完成数字化建设任务,
建立统一、通畅、高效的信息化管理系统,更好地为公司决策和专业工作提供档案信息服务。要认真做好信息统计、分析、整理等各项前期基础工作,学习借鉴兄弟单位的经验和做法,
为数字化项目高效推进奠定良好基础。在数字化、信息化建设项目启动之前,
不要委托第三方开展数字化、信息化开发业务,确保企业秘密安全。
。加强基础管理,
拓展档案管理新空间
要树立“大档案”工作理念,
各单位的办公室作为本单位档案管理职能部门,要充分发挥好管理职能,
切实加强监督检查。在主多分开改革过程中,要对企业负责、对历史负责,
确保各类档案无遗漏、无遗失,积极稳妥地做好各类文件材料的收集整理和归档保管工作。要从源头抓起,切实加强工程档案管理,
确保工程档案顺利通过验收。要将档案安全管理纳入企业安全管理全过程,建立和完善档案应急管理制度,制订和完善应急预案,
签订安全责任书,做到有章可循、有据可查;
要高度重视档案馆室、库房等安全设施建设,严格执行“十防”安全标准和各项安全管理制度,增强安全管控的“硬能力”。档案管理人员要严格执行公司档案借阅制度,恪守安全保密相关规定,
加强对档案资源特别是档案借用流程、信息流向、知悉范围的控制,
提升安全管理的“软能力”,确保档案实体和档案信息资源的绝对安全。
