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文件传阅制度

文件传阅制度(通用篇)

在现在社会,需要使用制度的场合越来越多,

制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则,也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。拟定制度需要注意哪些问题呢?下面是小编为大家整理的文件传阅制度,

希望能够帮助到大家。

为做好党委文件传阅管理工作,使之规范化、制度化、科学化,按照国家《保密法》的有关规定,

结合我校实际,特制定本制度。

、机要秘书在做好文件的‘收发、分类、编号、登记工作后,认真填写收文处理单,

附在所传文件上,送办公室主任或副主任提出拟办意见。

、按照拟办意见规定的范围,由机要秘书及时将文件送交有关领导阅批,

并请有关领导及时归还,做到文件不横传、不积压,不携带机要文件离开办公室,不擅自扩大阅读范围。

、需有关部门阅办的文件,

由机要秘书按领导批示请该部门负责人阅办,阅办后及时归还。

属秘密文件、资料必须在机要办公室阅读;绝密文件要从严管理,单独登记送阅,阅后及时收回。

、校领导、离退休的副厅级以上干部阅看秘密文件或资料均应在党委办公室机要室内,阅后于当天将文件及时送还。行动不便的,可由学校派专人传达,

传达后于当天将文件返还。

、根据来文情况,

不定期分别安排副厅级以上的离退休干部、民主党派负责人阅看文件;或按文件规定的阅读范围,召集有关干部、人员进行宣读、传达。

、任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件资料。

、凡涉密文件的传阅,

应严格遵照有关保密规定具体办理。

、为规范文件传阅程序,较好发挥文件指导实际工作功能,切实提高学校管理层的`政策水平,

特制定本制度。

、文件收登工作由办公室明确专人负责,

其他人员不得私拆非本人信件。

、文件传阅要做到及时、准确、安全、保密。

、应当传阅的文件要附上文件传阅办理单,统一用文件夹分送传阅,不得传阅没有文件夹和处理笺的文件。

、一般情况下,公文要先签后办。

特殊情况下要边签边办,提高办文效率,保证急办件按要求及时办结。

、阅文后,要在文件传阅处理单相应的栏目内签上阅处情况、阅处人、日期等。

、传阅中,不得随意抽取原文据为己有,

若确需保存文件,

可复印保存,原文件必须还原到原文件夹内,

不得擅自复印涉密文件。

、认真做好文件目录,文件穿越完毕后,

实行分类保存,并根据工作需要随时提供查阅。

、做好文件的清退工作,每日查对,每月清点,

年终清查,

发现缺少,及时查找。

为规范文件传阅程序,

充分发挥文件指导基建与后勤管理工作功能,切实提高工作人员政策水平,特制定本制度。

一、本部门收到各类文件后,由收发人员进行分类登记,

处长根据文件精神及内容,提出拟办意见。

二、文件由处长处理并提出批阅意见后,送主管副处长和相关工作人员传阅。

三、领导对传阅件有批示意见的,要按领导批示意见及时办理,不得拖延。

四、传阅文件不得漏传、误传、延误或扩大传阅范围,

不得自行翻印,不得擅自借给非本部门人员或抽出、带走自己保存。

五、文件传阅的`时间,一般不得超过二天,阅办后退回办公室归档。

六、需要借阅文件的,须向办公室办理借阅登记手续,并认真妥善保存,用后及时归还。丢失追究责任。

七、阅文后须签字,阅件人在文件上的批示或签字应用钢笔,

不要用铅笔、圆珠笔或红色、纯蓝色墨水笔批签,并注意不过装订线,以便存档。

八、做好文件的清退工作,每日查对,

每月清点,年终清查,发现缺少及时查找。

(一)文件收发由专人负责,保持相对稳定,

如果人员确需变动要办理交接手续。

(二)对上级来文要按照行文单位,来文种类等分别进行登记编号、盖章,并填写文件批阅单,送办公室主任提出拟办意见,

送领导批示,并及时下发到各承办单位。

(三)对上级来文一般情况下要做到当日送批,急件随时送批,并等待领导批示完后,及时送呈各承办单位。

(四)做好机密文件的处理工作,对上级机密文件进行登记,

传阅完后及时送还上级部门。

(五)及时作好文件的归档立卷和定期销毁工作。

(六)收到报送的资料、快报、信息、群众信件等,按照来文单位来文内容,

送达有关领导传阅。

(七)需要领导传阅的文件,及时送呈领导传阅,

领导传阅完后归档。

(八)本年度第二季度末,要按照要求归档分类整理前一年的`文件。归入档案库房以备查阅。

(九)档案的查阅要填写档案查阅表,

秘密文件不能带出档案室,如果确实需要,由领导批准后,可带出一份复印件。

一、机要员收到文件后,

应逐件进行登记,

填写批办单。有关领导批示后,由机要员送各位领导阅读。

二、严格按规定范围阅读文件,任何人不得随意扩大阅读范围,

也不允许向规定范围以外的人员泄露文件内容。

三、传阅文件一律采取直传方式。严格登记手续,注明送传时间,随时掌握文件去向,

避免漏传、误传和延传。

传阅文件一般先送党委或行政主要领导,

后送主管领导,再送其他领导。

文件传阅完毕后,应注明,

以备存查。

为了规范文件传阅,有效地发挥各类文件的作用,

根据本院的实际情况,特制定本规定:

一、上级机关及其他部门发送来院的’文件,统一由办公室文书收文,收文后应及时分类登记,并交办公室主任提出拟处意见,

及时送院领导传阅。属于急件的,应存放于急件文件夹内及时送交领导阅批。

二、院领导及其他工作人员外出开会带回的文件,应及时交办公室文书统一登记,

由文书按一条规定处理。

三、院领导阅批文件完毕应及时退回文书,

文书应按领导阅批的意见及时落实。

四、因工作需要借阅文件,应一一登记办理借阅手续,

注明用途及归还日期。

五、文件需复印的,

应严格按照有关规定办理。

六、本院形成的文件、文书及时分发投寄。

学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作,文件管理内容包括:第一,做好收文处理,

包括:签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作;第二,

做好发文处理,包括:拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作;第三,

做好文书管理,包括:保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外,还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化,

特制定本管理制定。

一、行文规定

(一)凡以我校名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由指定专人拟稿,经负责人、分管人员初审后,送校办公室核稿,经校办公室核稿后送主管领导签发。

重要文件需由主管领导审核,校长签发。联合行文必须经校长同意,

方可发出。

(二)经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订,上行文由校办公室发送并催办,平行文和下行文由拟稿处室分发。

二、收文处理

(一)所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文),由校办公室统一签收、登记,送校领导阅示或送有关处室办理。

(二)文件按阅件、办件进行分类。

校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围,提出办文意见,送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文,

经请示校领导后办理,办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

、传阅的。文件,交给有关人员签字传阅,传阅完毕,

收回存档。

、转发交办的文件,交经办人签收,如果找不到相关人员,可及时电话联系,如属重要文件,

应定期收回,要按规定上报、清退。

、各负责人办理的公文,应送主办部门,紧急文件先办后阅,

办理与传阅同时进行。

、对急办件,办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时,

办公室应根据文件内容及时限要求,

交相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。

、各部门来文有限制日期要求的,

应及时催办,发现问题,

及时汇报。

(三)一般公文通过学校群传阅给相关老师。保密文件一律由办公室专人传送。

(四)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

三、文件传阅制度

为使文件传阅迅速、准确、规范、安全,特制订本制度。

(一)工作人员对来文要及时处理,做到当日文件当日处理。

(二)工作人员在做好文件的签收、分类、登记工作后,

办公室提出拟办意见。

(三)按照拟办意见规定的范围,由工作人员及时将文件送交有关领导阅批。

(四)领导批示有关部门阅办的文件,各部门要认真登记,及时按批示意见办理,并在文件上注明反馈结果。

(五)文件应当天阅毕,

最长不超过三天,

急件应随到随阅,

不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员,

如需继续使用,经办公室同意后,

可另行办理借阅或复印。

(六)密级文件的传阅,应严格遵守保密纪律。

密级文件不准带出办公室,

不准复印、摘抄,不准泄露文件内容。

(七)阅批文件,一律使用碳素笔或钢笔。

(八)工作人员应做到勤送、勤取、勤催;

及时传阅和催办。

四、文件保存

(一)对每一号文件,必需将份文件原件或份复印件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。

(二)对处理完的文件(含重大活动材料等),

要及时整理,按照规范要求和时间顺序归档,

保证应归档的文件材料齐全。

(三)做好文件的备份工作,一般要求使用电子备份和纸介质备份,便于日常使用。

五、本制度自公布之日起施行。

为提高公文办理工作的效率和质量,

实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化,结合公司实际,特制订本制度。

第一节收文办理

第一条收文办理的程序一般包括:签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档、销毁等

第二条外单位所有来文及部门接收到的文件、通知等,应统一由办

公室办理收文手续。

所有接收公文应先送办公室,由办公室加盖收文章,编号后分送,未经办公室加盖收文章和编号的公文,如有损坏或丢失,

责任自负。

第三条办公室接到来文后,

要认真清点,核对并逐件编号,粘贴文件传阅单,并登记收文登记簿,

收到的文件,由文员(或指定专人)统一拆封、登记。对上级和其他单位发给的公文,由办公室主任根据公文性质拟出分办意见,

送总经理董事长、部门阅批或承办。

第四条办公室分送时应按照文件的内容和性质进行,各部门收到承办公文后,要抓紧办理。对不属于自己业务范围,

又不宜由本部门主办的,应迅速退回办公室并申明理由。

第五条已送总经理、董事长阅批或交有关部门承办的公文,由办公室负责催办。

第六条传阅文件应于两天内阅毕;

特殊情况下如有办理期限的,

应按规定时限办结。

第七条办理完毕的来文应由办公室进行归档。

第八条各部门在办理来文过程中,

要严格执行有关保密规定,

防止泄密事件发生。

第九条保密件应单独编号,并于收到当日送领导阅示,

阅完后单独保管,并做好保密文件的清退工作。

第二节发文规定

第十条凡需印发的公文必须经过签发,需按公司规定的制式文件标准,

由拟稿人签字,不需会签的‘文件由部门负责人审核签字、需会签的文件经由有关部门会签后,统一交办公室主任审核后,报公司领导同意方可对外报送。

第十一条经签发后的文稿,如必须改动时,应经签发人同意方可改动。

第十二条文员接到总经理、董事长签署的文件后,填登“发文登记薄”进行编号、打印,

由办公室主任负责分发。

第十三条缮印的一切公文均应签署,

符合格式,

字迹清楚(涂改勾画潦草者,退拟稿人抄清),校对无误,份数准确,

校

对人应在文稿上签名(文件校对原则上由拟稿人承担)。

第十四条对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章。

第十五条封发公文时要对公文进行检查,防止差错。

急、密件要在信封上加盖急、密戮记。限时送到的公文和亲启公文要注明要求。

第十六条秘密公文传递时,必须采取相应保密措施,确保公文安全。

第三节行文准则

第十七条公司文件需采取以下格式进行行文:上下页边距:。

;左右:。;

标题正文均采用宋体或楷体字体;标题:三号字体;正文:小四或五号;下右侧编页码;结尾公司、部门名称;

年、月、日。

第十八条对外报送的文件统一采红头文件的格式,凡可以用各部门名义行文的,一般不用公司名义行文。

公司各部门之间原则上不许行文。

第十九条用公司名义行文的公文有:

、向政府、有关部门的申请、报告、请示等工作;

、向工商、税务、银行及有关单位联系重要事务;

、向部门下达指示、决定、任务、批示等。

第二十条发文字号包括公司代字、年份、序号。

、以“集团西安总部“、”集团西安总部便函“行文的机关代字分别为”总字()号“、”总函字()号“。

、以“陕西投资开发有限公司”、“陕西投资开发有限公司便函”行文的机关代字分别为“陕字()号”、“陕函字()号”。

第二十一条草拟公文,

首页要使用公司规定的发文文头稿纸,草拟公文应注意:

、情况要确定,

观点要明确,条理要清楚,层次要分明,

文字要精炼,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。

、人名、地名、数字、引文要准确。

时间应写具体的年月。

、公文中的数字,

除发文字号,统计表,计划表,序号,百分比,

专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。

第四节附则

第二十二条本制度适用于公司所有在职员工,

各位成员严格遵照执行,

互相监督。

第二十三条本制度将纳入年度评选优秀员工及职位晋升的考核内容依据之一。

第二十四条本制度自公布之日起执行,最终解释权归办公室所有。

本制度将根据实际情况随时修订,如有修订,另行通知!

第二十五条附《公司制式文件格式》。

目的

运用科学有效的管理方法,规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制,

从而保证质量体系的有效运行。

适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

职责

.管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

.分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

.管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

.分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

实施程序

.质量体系文件的建立

.。质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放,

分公司管理处不得涂改。

.。管理处作业指导书

.。.管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

.。.相关部门主管需要对作业指导书进行会审,分管副总经理负责复审,

总经理负责审批。

.。.质量主管对文件进行编号及排版检查,

并办理《作业指导书审批单》。

。编号方法为:

-()--

顺序号

文件类别号

上海分公司管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类,分别为:(物业管理方案)、(综合管理)、(房屋、设施、设备)、(消防、安管、车辆管理)、(环境管理)、(客户服务、

社区文化)、(经营、财务管理)、(部门工作指导)、(食堂)。

。排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

.。.对于分公司各个部门的编号划分:-为综合部,-为管理部,-为市场部,

-为工程部,-为财务部,-为凯迪克大厦管理处。

.。物业管理方案

.。.《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

.。.管理者分代表负责《物业管理方案》的审核,总经理复审后报总公司主管领导批准。

.。.质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

.质量体系文件的修改

.。在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

.。对投入使用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参照文件建立审批权限。

.。文件修改时,由提出人填写《体系文件修改申请单》,经原文件审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

.。文件内容修改后,

对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

.。当文件修改超过次或修改内容较多时,

应换版。

.质量体系文件的使用

.。作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训,并对文件实施的情况进行检查,质量主管负责建立《体系文件目录》。

.。所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

.质量体系文件的发放

.。质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时,

质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管,让其自行选择本部门需使用的文件,

而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

.。质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》,由领用人签名登记。

.。除外来文件以外,发放到各部门的`质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色受控文件章。

.质量体系文件的借阅

.。除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准,

并填写《文件借阅登记表》。

.。借出和归还文件时,必须办理清点手续,由质量主管和借阅者当面核对清楚。

.。未经批准不得对质量体系文件进行复制。

.。文件如有丢失、损坏,需立即采取相应措施,并追究当事者责任。

.质量体系文件的保存

.。管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档要做备份。

.。质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内,应排列整齐,以便查找。

发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存,不得遗失。

.。文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

.。作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行销毁。

.。分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的,

可直接销毁,

但须保存一份加盖作废章的作废文件原件。

对作废文件保存年后可销毁,并建立《作废文件保存清单》。

质量要求

所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

监督检查

总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

改进分析

本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改,以保证质量体系文件控制的有效性。

记录、标识

.《作业指导书审批单》

.《文件借阅登记表》

.《受控文件发放记录表》

.《作废文件保存清单》

.《文件修改状态页》

.《体系文件目录》

.《体系文件修改申请单》

、收文制度:

()签收。上级机关或外单位专人送来的收文,

由校办工作人员签收:

到上级机关领取收文,由领取人签收:签收人应将收件及时移交校办。

()拆封。

拆封由校办工作人员办理,其他人员未经同意不得私自拆封。

有具体领导“亲收”的信件,应交领导自己办理。

密件必须由校领导拆封。

()批办。由校长根据收文的。内容和要求作出批示。

()传阅。传阅范围由校长确定,

再由校办工作人员调度传阅工作。

()归卷。文件阅办完毕后分类归档。

、发文制度:

()拟稿。学校的文件由办公室负责起草和审核,各部门的文件由各部门负责起草,

并送分管领导审核。

()签发。各部门的文件及时送交校长审核签发。

()发文。文件经领导签发后,

由校办进行统一编号发文。

()归卷。所有发文的底稿及正式文件进行归档。

为了加强电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档和管理规范》等有关文件规定,

结合本单位实际,特作如下规定:

、电子档案是一种独立的档案门类和载体,它和其它档案一样,应列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各相关处室和档案部门负责。

、电子档案应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。

、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行归档。

、归档的电子文件要编制简要检索工具,

其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录(类别)号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。

、电子档案实行集中统一管理。档案室负责归档前的监督、指导工作以及归档检查验收,做到外观完好、整洁无损、记录的内容、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率;

、档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,

充分发挥归档电子文件的`作用。

、在每年上半年将上年度应归档的电子文件向档案室归档,移交时做到数据完整、内容准确、编目规范、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份,

交接双方签字后各执一份。

、归档的电子文件应一式三份,一份用于查阅,一份存于档案库,

一份异地保存。

、入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,

发现问题及时进行补救。

、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案要进行同步更新复制新版本,旧版本或有问题的载体仍需保存三年。

、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能,库房温度控制在℃-℃,相对湿度控制在%-%。

、封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

、销毁电子档案,需经单位档案鉴定小组鉴定,

编制销毁清册,由主要领导批准,监毁人、销毁人签字盖章。

工厂管理文件和资料控制程序

目的

规定了质量体系管理文件在运行过程中的控制要求,以确保质量体系运行的各场合都能得到和使用相应文件的有效版本。

适用范围

适用于本厂质量体系运行中的管理文件和资料的控制活动。

定义

文件和资料的管理:指与质量体系有关文件的形成直到归档、更改、保管的全过程管理。

职责

质保部质管室负责质量体系管理文件的控制和管理。

各职能部门负责相关的管理性文件的编写,并负责各自专用文件及资料的管理。

工作程序

文件的分类

工厂的质量体系文件分为四个层次:

第一层次为《质量手册》;

第二层次为《程序文件》;

第三层次为《技术类文件》、《作业指导书》等;

第四层次为《质量记录》。

文件和资料分为内、外部文件和资料以及受控文件和非受控文件。

文件的编制

《质量手册》在管理者代表领导下由质保部负责编制。

《程序文件》由各职能部门主管负责编制。

《技术类文件》、《作业指导书》等由技术开发部或有关部门负责编制。

《质量记录》的第一版表式随《程序文件》一起编制。

其它管理文件由相关职能部门负责编制。

《质量手册》、《程序文件》、《技术类文件》、《作业指导书》、《质量记录》的编制格式和标识按照《质量体系文件编写导则》要求执行。

文件的审批权限

文件和资料在发布前由授权人员审批其适用性。

《质量手册》由管理者代表审核、厂长批准;

《程序文件》由有关职能部门主管领导审核、管理者代表批准;

《技术类文件》、《作业指导书》等由有关职能部门主管领导审定;

其它管理文件,属部门级工作文件由各部门主管审核,部门领导批准,属工厂级文件由部门领导审核、厂长批准。

批准后的文件由质保部发布。

文件的发放和使用

文件管理部门负责文件的标识,文件受控目录四年级下册第五单元作文由文件管理部门提出,管理者代表批准,受控文件加盖受控文件印章,

并注分发号。

文件的发放

《质量手册》按审批的范围发放;

《程序文件》按审批的范围发放;

其他文件的发放,

按编制部门建议的范围经批准发放。

文件的发放由文件管理人员填写《文件发放领用登记表》,按批准发放范围发放文件。

文件领用人在《文件发放领用登记表》上签名。领取具有唯一分发号和加盖受控文件印章的文件,

便于控制。

工厂内不得使用擅自复印的文件,

一经发现由文件管理人员收回销毁。

当文件严重破损影响使用时,文件使用人填写《文件领用申请表》到文件管理部门办理更新手续,

文件管理员负责将破损文件销毁,并做好记录。

当文件使用人将文件丢失,

必须重新办理文件领出手续,但必须在领用中

做出说明(必要时作出检讨),文件管理员在补发文件时,

注明丢失文件作废,

必要时文件管理员通知有关使用部门,

防止误用。

对使用的文件不得随意涂改或抽取某页另外保存,如对文件理解不清时,

由该文件的编制部门负责解释。

文件的更改

如文件需要更改时,应由文件更改提出人或提出部门负责填写《文件更改申请单》,

说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证明材料。

文件更改的’审核、批准应由原审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

文件更改申请批准后,由文件管理员根据批准的《文件更改申请单》意见实施更改,并按《文件发放领用登记表》的名单发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保各部门所使用的文件均为有效版本。

文件的换版与作废

文件更改一般以换页形式进行,但必须在更改状态栏中注明更改我难忘的一件事作文序号;

文件需进行大幅度的修改,应进行换版,原版本文件作废,

换发新版本。

作废的文件由文件管理员按《文件发放领用登记表》收回并记录,作废文件加盖作废印章。

需销毁的作废文件,

由文件管理员填写《文件销毁申请表》,文件管理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,申请人填写《文件留用申请单》,

经文件管理部门负责人批准后,由文件管理员加盖作废留用印章可留用。

文件的管理

文件经编制审核批准后,由文件管理员列入《质量体系文件清单》并填写《归档文件资料目录台帐》,

存档保管,存入软盘的文件也由文件管理员例行归档登记、标识。为防止文件的丢失,

所有存入软盘的文件均应有备份,每月检查一次。

需临时借阅文件的人员,经文件管理部门负责人批准可借阅文件,

借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还者由文件管理员追回验收,

原版文件一律不准外借,以防止丢失或缺损。

文件编制部门的负责人每年进行一次适宜性审核(外来文件的审核,

由技术开发部负责)。文件管理员应每半年全面检查各类在用文件的有效性,对于各使用者手中的文件,发现问题及时处理。

文件的保存

文件的保存按规定的地点和方式有序存放,以便存取,质量文件的保存应严格管理,存放地点应具有防水、防火、防盗设施,以确保文件的完整性。