公司管理与发展方案范文

公司管理与发展方案篇

关键词:郑州;档案中介公司;

发展对策;发展模式

引言

档案中介公司是档案中介机构发展分化而产生的一种类型。

我国档案中介机构最早的形式是年月沈阳市成立的沈阳市档案信息开发服成长不烦恼 作文务中心[]。此后十年,

国内陆续出现了档案事务所、档案寄存中心、档案信息咨询中心等档案机构。其中档案中介公司通常以档案信息技术有限公司、档案管理有限公司的名称出现,以出售档案用品、档案业务服务为支撑。

郑州地区档案中介公司这些年发展迅速,为了更好地了解该地区档案中介公司的现状,

本文选取郑州家档案中介公司作为样本,采取实地调查与网络调查相结合的研究方法进行研究。实地调查法主要对郑州地区家档案中介公司现场走访,

并通过工作参与的方式掌握第一手信息资料,

了解了研究对象的工作环境、公司规模、员工数量以及工作内容等直观情况。

网络调查主要针对调查对象的人事选聘情况展开。

通过调查,

笔者对档案中介机构的定义以及郑州档案中介公司的现状与问题有了更全面、更深入的了解。

档案中介机构的定义

学术界主要出现了两种档案中介机构的定义。第一种以“中介组织”为属概念,将档案中介公司定义为档案行政管理部门和社会之间沟通桥梁、联系纽带。如黄力、李圭雄认为:“档案中介机构是专门提供档案管理服务的社会中介组织,

是社会化档案管理的’商’”[];宗培岭认为:“档案中介机构是介于档案行政管理部门与社会之间提供档案业务服务的社会中介组织”[]。第二种以“服务公司(经济组织)”为属概念,强调档案中介机构的法人地位,

认为档案中介公司是提供档案业务服务的独立组织。

如刘勤认为:“档案中介机构,

是依法运用档案专业知识,按照一定的业务规则或程序为委托人提供档案事务、档案业务培训、档案技术咨询服务、档案工作标准认定等服务的经济组织。”[]

因此,基于对郑州档案中介机构的实地调察以及相关文献的研究,

笔者认为档案中介机构定义有宏观和微观之分:宏观的档案中介机构是指联接档案行政管理部门与社会,提供档案信息咨询服务的社会中介组织;

微观的档案中介机构是指依靠软硬件、人才、管理以及技术优势,

面向企事业单位、机关团体、社会组织和个人,提供实体档案整理与寄存、档案信息咨询与加工、档案管理信息系统开发和档案人才培训的档案服务机构。

本文采用档案中介机构的微观定义,并提出档案中介公司是以盈利为目的、具有独立法人地位的档案中介机构,符合郑州地区的档案中介实践。

郑州档案中介公司现状调查

本研究选取的家档案中介公司名称有三类,如表所示,

主要调查的是公司发展规模、服务内容、服务对象以及人才状况。

表十家档案中介公司名称

.档案中介公司的发展规模。“从业人员数”是重要的企业规模划型指标,它具有简单、明了的特点。

因此笔者对郑州档案中介公司的人员规模进行了调查,结果(见图)显示,有%的公司人员规模处于-之间,

%的处于-人之间,另外有%的处于-人之间。

图郑州档案中介公司人员规模

根据《企业规模划分标准》,从业人员人及以上,人以下的为小型企业,

从业人员人以下的为微型企业,郑州档案中介公司大部分属于小微型企业。

.档案中介公司的服务内容。调查研究发现,郑州档案中介公司服务内容主要分为以下三类:

一是档案信息技术类。

主要内容是档案信息化建设,包括数字档案软件开发、档案数字化加工与处理、电子文件管理系统设计与维护等。

二是档案劳务工作类。

主要指档案领域的劳务性工作,包括档案人员管理与培训、档案实体整理与托管、档案制度建立、档案管理咨询等。

三是档案用品售卖类。主要指出售档案活动中的各种耗材如档案盒、卷皮等,档案设备如装订机、除湿机、号码机等。

.档案中介公司的服务对象。

调查结果显示,郑州档案中介公司的服务对象包括两个方面:

第一,服务于政府、机关及事业单位。这些单位内部设有专门的档案业务部门、明确的档案规章制度、规范的档案办理流程,

但由于力量有限,往往需要档案中介公司的辅助。

第二,服务于企业、组织和个人。企业对象涉及能源、电力、建筑工程等行业,

主要是大型企业。

它们能够意识到档案管理带来的巨大价值,

同时有能力支付档案业务外包的费用。组织和个人则是因为偶有出现档案管理需求但无力实现,

可以求助于档案中介公司。

.档案中介公司的人才状况。人才状况是衡量一个公司实力的重要指标。通过研究郑州档案中介公司员工学历的分布状况,可以直观地判断企业资质优劣。

图郑州档案中介公司招聘要求学历层次情况

调查结果如图,%的公司要求最低学历中专以下水平,

%的要求为大专以上,%的要求为中专,没有公司要求最低学历为本科。这反映出目前郑州档案中介公司的人才构成结构缺乏合理性,高素质档案专业人才不足。

郑州档案中介公司发展中存在的问题

.业务同质化严重,缺乏特色服务。

档案中介公司可以提供档案管理任一环节乃至整个流程的服务,

但郑州档案中介公司服务内容的调查显示,目前业务开展的情况是同质化现象严重,小型公司多从事档案劳务工作,大型公司着眼于档案数字化、信息化开发工作。

公司没有令人耳目一新的亮点,作为用户很难根据自己的需求挑选最合适的公司;作为商家,也难以在竞争激烈行业内凸显自己的核心竞争力,

特别是中小型公司无法实现持续发展。

.企业规模较小,

行业规模不足。从业人员数量的调查,

显示出郑州档案中介公司在规模上存在两个方面的问题。一方面,郑州八成的档案中介公司从业人员数量都不足百人,缺乏一定的规模,

既无法满足消费者各种档案管理的需求,也无法为公司带来更高的经济效益;另一方面,郑州档案中介行业规模不足,

相关企业数量少,

从业人员总量低,同时缺乏规模相当的企业作为领军人,没能形成规模经济,

发挥行业性的规模优势。

.高水平、专业型人才匮乏。

从调查的情况来看,郑州档案中介公司的人才构成模式往往是“专业领导+非专业员工”,

即少数档案专业出身的高级人才居首,

统筹公司规划,负责业务开展;底层雇佣大量非专业的廉价劳动力,经过简单的上岗培训从事一些基础性、重复性的劳务工作。

这导致了三个问题:缺乏专业背景人才,人才水平低和“唯技术主义”倾向严重。首先,许多档案中介公司的大多数员工都不是档案科班出身,难以站在专业的角度审视自己的工作,

阻碍了企业的升级与发展;其次,低水平人才在学习新技术、新知识,掌握新技能方面都具有一定的劣势,效率偏低;

最后,

大型档案中介公司在招聘中更加偏向、编程等计算机专业出身的人才,一如档案学理论研究领域出现的“唯技术主义”,偏离了档案的本质。

.宣传营销工作薄弱,

社会影响力有限。市场推广是现代企业发展必不可少的手段,但是在调查中,笔者发现郑州档案中介公司中存在大量不重视宣传营销工作,

导致社会影响力十分有限的情况。首先,以“档案中介”为关键字在互联网中通过、等搜索引擎检索,命中相关网站极少,而且有些网站设计粗糙、数据更新滞后,

无法吸引访客。其次,检索已知的档案中介公司,

发现大多数公司没有官方网站,

即使个别公司建立了主页,其也被大量招聘信息所湮没而难以找到。

郑州档案中介公司发展对策的思考

.着力打造优势服务项目,增强核心竞争力。创新是落后者超越领先者的唯一途径[],打造优势项目就是这种创新。

在行业同质化的背景下,首先,

小型档案中介公司应侧重特色项目,提升该项目的服务水平,

获得效率以及价格优势,打造一张独具特色的企业名片,同时依靠优势技术推动企业的全面发展。其次,

一定地域范围的中小档案中介公司可以结成联盟,发挥各自的优势技术,优化重组结合成前后紧密相连的整体,为客户提供“一站式”服务,

获得集聚效应,实现部分功能相加大于整体的效果。

.优化公司运营,拓展服务领域。

基于“档案利用”为核心,笔者提出两种档案中介公司发展模式。按照中介连接对象的不同,分为“企业-决策者”和“档案馆-公众”两种模式。

()企业-决策者模式。

目前主流的服务模式是公司单向面对企、事业单位提供档案服务。

本模式设计将企业档案信息同企业决策者相对应,档案中介公司居中处理、加工档案信息,

再将具有价值的内容反馈给决策者帮助决策,

提升企业效益。

这一模式流程的关键变化在于,中介公司的业务重点从档案管理流程的前端转移至后端,

从侧重实体整理与保管,转移至侧重档案信息的开发与提供利用。

这对档案中介公司也提出了新的要求:专业的信息分析、深度的信息开发以及清晰的信息表述。信息的价值是巨大的,

该模式下档案中介公司的社会价值、认可度都将得到提升,

必然有着更光明的发展前景。

()档案馆-公众模式。这一模式是为了解决文件数量指数级的增长规模与公共档案馆管理能力有限之间的矛盾。该模式分为两个阶段。

第一阶段,档案中介公司可以承担一些基础性的劳务工作,减轻档案馆的负担,推动档案馆转变职能,

更好地开发档案信息资源,

为公众提供档案服务;第二阶段,中介公司可以承担一些不档案的编纂开发工作,

承包档案陈列展、城市记忆展等档案展览,

参与档案有关纪录片、宣传片的拍摄,与档案馆共同向公众提供更加优质、及时的档案信息。

既提升了档案事业在人们心中的地位,也提升了档案中介公司在社会上的影响力。

.完善人才结构,

提升服务水平。人才是企业发展的关键要素。针对郑州档案中介机公司现有的人才结构,笔者提出三点措施:一是加强在职人员业务培训。

公司应定期开展培训,聘请大学教授、档案局(馆)专家授课,指导在职档案人员系统学习国家有关档案法规和规章制度,

掌握档案业务标准,用理论指导档案工作实践。二是重视新员工上岗培训。上岗培训不仅要注重讲解实践操作方法,也要兼顾理论知识讲解;

既要学习单项具体操作,也要熟悉整个业务流程。做到理论与实践相结合,整体与部分相结合。三是引进高学历专业人才。

信息化时代,档案与计算机网络技术的融合是大势所趋,

计算机网络知识是每一个档案专业人才所必备的,

既要满足信息化时代对档案从业者计算机水平的要求,又要以档案知识作为主体。因此,

企业可以招聘高学历的档案专业人才,

他们专业知识丰富,又掌握一定的计算机知识,是发展档案事业的主力。

.重视宣传工作,挖掘潜在需求。

档案中介公司的业务开展不能局限于政府、企事业单位,在数量上处于绝对优势的公众也是主要的服务对象。

因此,郑州档案中介公司应该抛弃忽视宣传工作的错误观念,积极宣传公司业务,开发新的客户群体,

挖掘潜在需求。

()多渠道宣传企业业务与服务。多渠道包括平面广告、多媒体广告以及网络途径。企业通过这些渠道宣传公司的发展历史、业务内容、服务优势,提升知名度,

扩大影响力。

()重视客户反馈,挖掘客户潜在需求。郑州各档案中介公司在服务过程中应当注重和顾客的交流,及时了解顾客的反馈信息;

在平时可以开通微博、微信公众号及网站留言等媒体服务,搜集社会大众的反馈意见,分析不同的需求方向,挖掘服务对象。

结束语

作为市场经济发展的产物,档案中介公司既满足了企事业单位保管、整理档案的需要,也实现了对档案高效、系统的管理,是档案事业大家族的重要成员。

尽管作为新生事物,郑州档案中介公司也存在业务内容同质化、企业和行业规模小、人才结构不合理以及社会影响力不足的问题,但仍不可否认档案中介公司的价值,并且笔者相信,

今后郑州档案中介公司一定会不断完善自身,实现进一步的发展。

参考文献:

[]张葆霞。商业性档案中介机构发展趋势研究[]。天津:天津师范大学,。

[]黄力,李圭雄。业务外包:档案中介机构发展面临的机遇与挑战[]。北京档案,():~。

[]宗培岭。档案中介机构的社会定位[]。浙江档案,():~。

[]刘勤。环评中介机构对档案中介服务业发展的启示[]。档案学通讯,

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[]万维刚。万万没想到:用理工科思维理解世界[]。山东:电子工业出版社,

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(作者单位:苏州大学社会学院来稿日期:--)

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胡英。我国图书馆学情报学核心作者分析[]。图书情报工作,():~。

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公司管理与发展方案篇

关键词:档案管理信息化

随着社会的发展,经济、文化事业都在高速发展,

档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是企业员工信息的重要载体,全面记载员工基本情况,

反映着员工个人经历、能力和德才综合表现;

是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言,档案反映的是人生的历程,是个人能力和成绩最权威证明材料,对养老统筹保险等事务有重要作用,

所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。

随着社会的发展,经济文化社会和高等教育也随之快速的发展,特别是信息技术的高速发展,档案工作也随之赋予更多的意义,

不再是传统的文件收集的作用,开始有了更广阔的作用,档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐,既面临着机遇有面临着挑战。

档案工作与公司同步发展,

有利于档案工作的建设,

人才的培养,

档案工作的信息化,从而有利于公司管理建设的发展,使得档案工作与时俱进,

科学的发展,

从而不断改革创新,更好的为公司管理建设做贡献,更好地服务社会,提高公司的效益。

一。档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司的管理建设中起着举足轻重的作用,

立档单位、档案馆对馆藏档案资料和信息内容采取有效保护措施,避免受到自然灾害或人为侵害,

并使其处于安全状态的管理工作,与公司各单位、各部门甚至是个人都息息相关,档案安全管理问题是随着公司的建立而产生的,

也在公司的发展中不断的发展进步,有着历史的痕迹,是公司存在的历史见证,

在此特殊的情况下,档案室高校历史记录的第一材料,在公司管理中有着无以比拟的重要性作用,

同时也是公司发展中必不可少的重要环节,有利于促进公司管理的建设,促进公司的发展。

档案安全管理规范化有利于指导公司的工作进程,使公司管理建设连续有序的进行,也是公司管理工作的前提条件。

档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司管理中提供做原始的资料保证,而高校管理建设使为高校培养人才,建设有利的师资,

进行合理的人员调配,资源优化配置,为培养更多高素质的人才做准备,

使管理得到更好的控制,完成文件、材料、报告等以纸质文档和电子文档的形式保存下来,真实的记录了高校管理建设的过程,

是丰富经验宝贵信息的综合,价值不可估量。而这些文件材料的保存就是依赖于档案工作的进行,

是档案工作发挥最大的作用。

二。实现档案管理信息化的具体措施

。收集和归档。

公司档案安全管理规范化,

在公司中,

公司所有资料的收集,归档,

然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理,确保在以后的工作活动资料不会丢失,确保资料的完整、准确,

有利于公司工作的完好进行。

。备份管理。公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。

建立健全档案归档制度,使档案管理进行得安全、规范,同时在管理中要对公司要对档案提供借阅登记,保证资料的安全,是档案进行有效登记、及时归档,

做到档案的安全管理,

最终确保档案的安全,为公司的发展做长远的打算。

。对档案进行定期核查。

档案是否安全,就需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对,做到档案的安全,是否符合档案的原始记录,做到万无一失,

机密资料不被盗取,

保障公司的权益不受侵害。

。对档案进行定期修复。完善档案,

特别是纸质档案,

容易出现老化、破损、霉变等问题,

这个时候就需要定期检查,

做到及时发现,及时修复完善,电子档文件记得定期备份,

电子档案的储存媒介要及时修检,尽量减少不必要的损失。

。安全存放。

不同的档案不同载体的、不容材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类、安全存放、规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间,

纸质档案又要注意防霉防潮,

因而档案的安全存放就是需要对特殊载体档案的进行特殊存放,根据其特性和要求,安全、规范、合理存放。

。珍贵档案、有价值的档案的保管。公司建立相应的档案室,

对珍贵档案、有价值的档案进行特殊保存,可以放到档案室或者递交别的地方进行保管,同时进行备份,对原件进行保存,

复印件拿来使用,保障原始文件的安全,真正保障公司的安全。

三,

档案管理信息化建设途径

。更新观念,增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。

如果档案人员没有现代化意识,

就会影响档案管理现代化的进程。

没有档案管理现代化,即使有一流的档案保护和管理设施,

不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中,档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念,建立和时代合拍的档案意识,

切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念,实现档案管理的被动式服务为主动式服务,将封闭式服务转变为开放式服务,

使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

。加快硬件设施建设,实现装备和技术的现代化。要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备,要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用,

加速实用、通用软件的研制,

加快档案信息数字化处理步伐。为此,

各级政府应加大财政投入的力度,档案部门应努力提高自身的工作水平,争取更多的经费支持;同时,档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势,

挖掘各方面潜力,

重点加强档案的提供利用工作,

及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要,将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用,又将为档案工作注入新的活力,

将及大地提高档案利用工作的水平,创造出更为可观的社会效益和经济效益,

为档案工作现代化的发展提供有力保证。

公司管理与发展方案篇

一、集团公司档案工作的管理体制

档案的管理模式受制于档案的管理体制。

现代企业制度下集团公司档案工作指的应该是集团公司档案系统建设工作和档案业务管理工作。其管理体制有两个层面:一是对集团公司档案工作的宏观管理体制,一是档案业务部门的内部微观管理体制。两者之间是相互统一的,相辅相成、相互促进的一个问题的两个层面。

探讨集团公司档案工作的管理体制要从上述两个层面上运作。集团公司是一个建立健全母子公司产权关系和公司法人治理结构的战略联盟组织。

有若干个被控股、参股或契约关系的具有层次性稳定的企业组成。目前我国大型集团公司既有国有企业,

也有国有控股企业,还有中外合资企业和国有参股的民营企业。各企业间所有制形式、管理形态、经营模式、产业规模也不尽相同,再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制,

一定无法满足企业个性化的要求,

各子公司不仅难以接受,还有可能出现抵触情绪,不利于集团公司档案管理工作的开展。在宏观上要树立管理模式多元化的观念,建立以资产为纽带的档案管理模式,

对子公司档案业务部门要放权,给予自主的管理权。放权不是丧权,放权是以集团公司档案主管部门对国家、社会与集团公司有保存价值的档案不失控为界。

集团公司要强调档案管理体制的宏观性,在管理时以引导、服务、咨询为主,旨在推动各子公司档案工作依法自主运行。

具体做法:一是推行国家、地方档案法律法规的执行,建立集团公司内的档案法规和制度。二是在集团公司内实行统一领导、分级集中、形式多样的管理模式。“统一领导”指集团公司档案主管部门对全集团公司档案工作的宏观领导。“分级集中”指以法人为单位实行档案集中统一管理。

“形式多样”指“集中统一”管理的形式要多样化。由于法人单位的所有制、规模、管理形态及所处地理区域的不同,

可以设置自己的档案编制,建立自己的档案管理机构,也可以委托集团公司档案主管部门授权的档案管理机构实行全宗号档案集中统一管理。三是成立集团公司档案工作委员会,

由档案工作委员会向全集团公司提供档案技术咨询服务。

工作委员会隶属于集团公司档案主管部门。

在集团公司档案主管部门宏观指导下,建立健全档案业务部门的微观体制。过去由于公司所有制形式的单一,

各档案业务部门只是个体大小的差异,没有质的差别,形成了一种宏观不宏观、微观不微观的管理模式,各档案机构很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对各子公司的企业形态的变化,

要引导各档案部门创新各自档案工作的体制,以适应企业的需要。档案微观管理创新要以满足企业自身需要和上级主管部门对档案的要求为限,

防止由于档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益,而意识不到在企业长远利益中的作用而忽视档案工作的现象发生。

二、集团公司档案工作的运行机制

管理体制一旦确定之后,需进一步建立推动管理体制运行的管理机制。集团公司档案主管部门首先从宏观层面上建立起相应的运行机制。

作为国家、地方档案法律、法规在集团公司执行的推动者,公司档案制度、管理措施的制定者,要在公司档案系统建立法制体系。现代企业制度下靠传统的文件式、指令式管理方法,

无法满足管理形态多样化的众多子公司对档案管理的要求,只能以法归档、以法管档。在集团公司这种混合性经济体制、多种所有制子公司并存下,

推动公司档案工作运行的主要手段,是执法建章――执行国家、地方档案行政法,

建立公司系统档案规章制度。

具体做法:贯章贯法――档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的自由行为,是强制性的工作标准或工作原则。需要有一个宣传贯彻的程序,

要经过由认识――理解――执行的认知过程。通过贯章贯法使集团公司档案系统工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作,实现集团公司档案工作质的统一。

执法检查――档案法规强制性的表现之一就是执法检查。执法检查要程序化、规范化和体系化。

其重点:一是加强对国家、社会和公司有保存价值的档案的监控,二是各子公司档案集中统一管理原则的落实,三是对具备委托功能档案馆的控制,确保档案委托业务良性发展。

指导服务――由于档案工作最终落脚点在档案业务的具体工作部门,

是各子公司的企业行为。公司档案主管部门不宜对具体业务插手过深,

要通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、技术服务等公共服务,指导各子公司档案工作。中介服务指公司档案主管部门在公司内部搭建档案委托业务平台,为不便设置档案管理机构的子公司提供档案集中统一管理的场所。

从宏观上把公司档案工作引导到依法自主、科学规范的运行轨道上来。

三、集团公司档案管理模式

集团公司档案管理体制和运行机制确定之后,

档案管理模式也基本成型,即集团公司档案管理系统与集团公司档案管理业务部门两个层面相互协调的管理模式。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领导者、业务指导者、执行监督者。主要从事集团公司档案管理的政策研究、发展战略研究、业务建设研究。

不从事档案具体业务工作,即不从事档案的实物管理、信息管理和知识管理。档案系统管理成立档案工作委员会,由工作委员会具体落实档案管理职能,

工作委员会类似协会性组织,接受集团公司档案主管部门的领导,但不占主管部门的人员编制,不受机构限制的影响。

档案业务部门指档案实物管理者,即各级档案管理机构。

各级档案管理机构是平等的,不受馆藏多少与级别高低的影响,

各自在集团公司档案主管部门监督下独立自主、依法有效地开展适合本企业特点的档案管理工作。

档案业务工作部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式即档案工作部门要对本企业档案实物实行档案集中统一管理。随着企业的发展,新型的企业管理方式出现,传统的归档范围无法全面涵盖企业所产生的新型档案。

集中统一管理便于对新型档案研究、收集、加工整理。同时,

也有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。所以要强调统一集中管理模式,以利于档案的收集与利用,有效克服各自为政的混乱归档现象。

开办委托管理业务的档案业务部门,在“集中统一”管理原则下,

要强调全宗名下的“集中统一”,要建立集中统一管理体系并非表面上把一个单位的全部档案集中在一起,

保管在一处库房里,

而是质的统一,要具有委托单位的档案管理个性,

目的在于委托企业档案的有效利用。

总之,集团公司档案管理模式是“大放小集”。集团化大公司,

不仅规模大,而且子公司众多,性质各异,区域分散,

采用“大放”的方法,适应公司多元化的经济结构,抓住灵魂、提纲挈领。“小集”是以子公司为单位实行集中管理,从档案源头上确保档案的完整与安全,

强化档案管理的责任,便于档案的收集与利用。

四、集团公司的档案委托管理

集团公司的“总部+附属企业”模式,给予了各子公司内部管理体制及运行机制的自主性和灵活性。

各子公司会按照自己的需要设置组织机构,将档案管理工作按照传统惯例提交集团公司,而集团公司又不可能像过去一样解决集团内庞大的档案管理业务。

为解决这一矛盾,集团公司可在集团内培育发展一至若干个具有档案委托管理功能的档案管理机构,为不具备设立档案管理机构的子公司提供优质档案委托管理服务。

档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托具备相应功能的档案馆管理,受托档案馆从委托企业的归档材料收集开始直到调阅利用、鉴定注销提供全方位全过程的优质服务。

受托档案馆成为委托企业的编外档案管理机构,

委托企业是受托档案馆的业主,二者之间是一种商业关系,

受合同的制约。

它优越于目前通行的档案寄存模式。

档案寄存模式是企业的归档材料经过企业加工为档案成品后,寄存于其他档案馆。它与委托管理质的差别在于企业要设立专门的档案业务管理机构,配置专职档案管理人员。

在集团公司内部实行档案管理委托运作机制,是一种改革也是一种创新,

更是集团公司组合竞争优势,催生子公司效益最大化的一种有效方式。在集团公司内部搭建档案委托管理平台,

有利于集团公司档案管理工作系统化科学化,有利于集团公司的档案保密,

有利于集团公司的知识产权保护。

公司管理与发展方案篇

【关键词】集团公司;全面预算;问题;

解决措施

集团公司的组成比较复杂,下属单位和分公司众多,各项工作的展开都会涉及到资金问题,对集团公司进行全面预算,能够确保企业工作的顺利进行,

对保证集团公司的正常运营具有重要意义。在市场经济体制的不断冲击下,越来越多的集团公司加大了全面预算的工作力度,集团公司通过全面预算,

能够对资金进行更加合理的分配,

对集团内部结构进行适当的调整,提高集团公司在市场中的竞争力,实现集团公司的可持续发展。

一、全面预算的概况

。全面预算的定义

全面预算是企业实现内部管理控制的有效方法,

主要包括经营运算和财务运算两部分,涉及到企业运营过程中的各个环节,在进行全面预算的时候,通过划分固定的时间段,

综合企业的整体发展,对该时间段内企业的资金流动情况、财务具体变化等进行总体预测,根据预测结果与企业的实际情况相结合,完成对企业资金的合理分配。

全面预算工作涉及到企业的所有工作环节,每项工作开展所涉及到的资金,都是以预算结果作为参考的,

在进行全面预算的时候,企业的全体员工都会参与其中,通过大众的力量,共同完成预算工作。全面预算管理使预算工作区域系统化,

通过预算管理能够对预算工作进行有效的控制,确保了预算工作的科学性、合理性。在现阶段的企业管理系统中,

全面预算管理具有极其重要的作用,企业对这方面的工作也越来越重视。

。集团公司全面预算的重要性

全面预算是为了更好的促进集团公司的发展,

通过全面预算,能够对企业的运营情况进行全面的了解,确定企业的发展方向,提高了发展规划的科学性和严谨性,使企业的各项管理工作更加规范化;

对企业的运营资金进行严格的把控和监督,制定合理的资金分配方案,

提高了企业发展的健康性,

减少了企业发展过程中的资金风险问题;对有限的资源进行更加合理的分配,优化企业内部管理方法,

用最少的资源出早出更大的价值,提高了企业的市场竞争力。集团公司是由众多分公司组成的,

企业内部存在利益关系,总公司对众多子公司起到调控作用,各个子公司之间存在着竞争与合作的关系。通过对集团公司进行全面预算,

以公司的发展目标为基础,制定出可行性更高的发展规划,

得到下属子公司的认可,统一了企业内部的思想,提高了企业的凝聚力;

同时将全面预算与不同子公司的实际情况相结合,合理调控企业财政资金,促进子公司之间的发展平衡,

子公司通过相互比较,能够发现与其他子公司之间的差距,

进而会更加努力做好公司事务,提高了企业内部的竞争力,使企业更具有活力。

二、集团公司全面预算中存在的问题

。对全面预算的认识不够

在集团公司全面预算中,

很多人容易把全面预算和财务运算的定义混淆,以为全面预算就是指的财务运算,

所以在进行运算的时候,

会遗漏很多其他方面的预算工作,财务预算只是全面预算中比较重要的一部分,但不是全部,

概念的混淆使得很多人缺乏对全面预算难度足够认识,增加了全面预算的工作难度。全面预算过程中没有将所有环节考虑在内,

会遗漏一些需要进行预算的环节和项目,

导致预算结果会出现一定的偏差。

企业员工存在思想误区,

认为全面预算工作只是财务管理部门的工作,

没有积极参与到全面预算工作中去,导致全面预算工作效率比较低,影响了企业相关工作的顺利进行。

。全面预算不够科学

集团公司内部情况是比较复杂的,在进行全面预算的时候,

需要考虑到各个方面的工作,所涉及到的细节是非常多的,很难进行有效的统一,预算过程中,

很容易把一些细节工作漏掉,

直接影响了预算结果,大大降低了全面预算的科学性和准确性。全面预算任务量比较繁重,仅仅依靠人力是难以完成全面预算任务的,一些集团企业的全面预算方法比较落后,

缺乏相关的信息化设备,预算人员在工作过程中,可能会因为繁重的任务量,产生抵触心理,预算工作不到位,

无法保证预算结果的严谨性。

。预算执行力度不够

全面预算工作不仅仅是编制预算方案,还要确保预算方案的执行和实施,这样才能体现出全面预算的价值。

一些子公司为了应付上级的工作,只是参与预算方案的编制,没有严格执行编制方案的内容,

缺乏对执行过程的管理和监督,没有达到编制预算方案的目的,预算方案难以得到落实。

很多企业自我约束能力比较差,

当实际情况与预算方案不一致的时候,

会通过各种理由和借口,来掩盖工作中的失误和不足,预算方案失去了编制的意义,不能实现预算方案的执行效果。

。预算考评制度不完善

完善的考评制度是确保预算方案更好执行的基础,

通过相关制度所形成的约束力,

提高全面预算的执行力度和预算方案的可行性。很多集团公司因为思想上认识的不足,对全面预算工作不够重视,考评制度不够完善,

没有设立相应的奖励和惩罚,

导致在执行预算方案的时候,很多人出现懈怠心理,

预算方案得不到落实。

预算指标缺乏严谨性和科学性,

导致预算方案不合理,不适应集团公司的实际情况,难以满足其发展需求,不能够对预算方案进行考评。没有对预算方案的执行工作进行总结,

不能够发现预算方案中的不足和缺陷,无法对预算方案进行改进和完善。

三、集团公司全面预算中存在问题的解决措施

。提高对全面预算的认识

在进行全面预算之前,

首先需要提高思想上的认识,明确全面预算的重要性以及其及到的范围,避免将全面预算和财务预算混淆,影响相关工作的开展。

在进行全面预算的时候,企业管理人员需要加强重视,

以企业的发展战略目标为基础,

对企业的各项工作环节进行综合考虑,避免出现各种不合理预算或者错误预算现象;纠正企业员工思想上的误区,使他们认识到全面预算工作是需要每个人参与其中的,加强企业员工的参与力度,

利用大众的力量提高全面预算工作效率。

。建立完善的预算管理体系

改进全面预算方法,结合各种现代化信息技术,建立信息化管理系统,

剔除全面预算方法中落后的部分,减轻预算人员的工作压力,提高预算管理的科学性和准确性。对全面预算的相关指标进行统一,规范预算工作,

完善预算管理体系中的不足,为预算方案的编制提供严谨性更强、科学性更高的依据。

对预算工作进行科学地方规划,

按照固定的时间段,明确集团公司的每个子公司的预算任务,确保预算工作不会出现重复或者遗漏现象。

。加强对全面预算的管理

集团公司在进行全面预算的时候,

需要建立监管机构,通过监管机构的监管作用,加强对每个环节的管理力度,

确保全面预算过程的科学性和规范性。设置相应的奖惩制度,根据预算方案的具体执行情况,

对有关部门或者人员进行适当的奖励和惩罚,提高预算管理的执行力度,

避免架空预算方案,确保预算方案的顺利执行。

严格规范预算人员的行为作风,

提高预算人员的责任意识,使他们在工作的时候尽职尽责;对预算人员进行定期培训,

提高他们的专业素养,更好的做好预算管理工作。

。做好预算考评工作

对预算方案的执行情况进行实时的了解,落实预算方案的执行情况,当预算方案没有达到预期的执行目标时,应该对执行过程进行分析,

发现问题所在,然后对预算方案进行适当调整,确保预算方案的可行性,

使预算方案能够满足集团工资发展的需求。

设置相应的奖惩制度,在贯彻落实预算方案的时候,

根据方案的具体实施结果,对相关单位或者人员进行嘉奖或者惩罚,

形成一套严格的预算考评准则。

四、结束语

市场经济体制的改革,使得集团公司的发展面临着新的挑战,

做好全面预算工作既是集团公司发展的需要,也是时展的必然趋势。

面对全面预算中的问题,需要提高对全面预算的认识,建立完善的预算管理体系,

加强对全面预算的管理,做好预算考评工作,为集团公司的健康、持续发展提供经济保证。

参考文献:

[]郑若榕。浅议集团公司全面预算管理存在的问题及对策[]。现代商业,,

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[]叶玉刚。集团公司全面预算管理存在的问题及对策探讨[]。经营管理者,,

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[]张玮。浅析集团公司全面预算管理的现状与对策[]。企业技术开发,,():-。

[]季科。集团公司全面预算管理存在的问题及对策[]。财政界(学术版),

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():。

作者简介:

公司管理与发展方案篇

一、投资者关系管理()概述

投资者关系管理(:)对国内很多公司人员来说是一个还不是很清晰的概念,在世界上发达的证券市场已经成熟,

受到广大上市公司的一贯重视与支持。投资者关系(,)是指上市公司(包括拟上市公司)与公司的股权、债权投资人或潜在投资者以及资本市场各类中介机构之间的关系。按照年美国投资者关系协会董事会对投资者关系管理的定义,投资者关系管理是指运用财经转播和营销的规则,

通过管理公司向财经界和其他各界传播信息的内容和渠道,以实现相关利益者价值最大化的一项战略性的管理工作。投资者关系管理从主观上来说立足于公司长远价值的提升;但在客观上是对包括弱势群体在内的投资者保护,

也是对公司治理机制的完善。工作既利于公司长远目标的实现,又有利于资本市场的健康发展。主要内容包括:

(一)全面分析证券市场上有关信息,

即公司对于自身经营状况、行业动态以及证券监管部门法规的把握做到及时准确的向外界特别是投资者进行。

(二)建立网站、短信、专线电话等信息沟通平台,作为公司信息披露的阵地和窗口,披露程度应至少达到法定的信息披露标准,

多数公司还补充披露一些信息。

(三)就公司的重大事项组织召开面向投资者的传统会议、电话会议和网上直播,策划、安排公司高管人员与投资界的联系,

保持与投资者持续双向的沟通。

(四)与财经媒体、机构大户、证券分析师及中小投资者保持常规化联系,

善于利用各种宣传工具确保公司得到投资界的广泛关注,不被冷落。

(五)与监管部门保持联系,

在同行之间开展交流与合作,完善公司治理结构,

培养人员,总结分析本公司的工作,

并构建微机管理系统。

二、股权分置改革过程中投资者关系管理特点和内容

在年以前,

股权分置经历了“股权二元化结构”“市场割裂”“股权市场割裂”和“股权分裂”等概念。年底,

证监会主席尚福林首次提出了“股权分置”这一概念,有学者认为,

我国股票出现“同股不同价不同权”现象,是中国股市的主要制度缺陷(华生,

),

也有人认为是“不同股不同价不同权”现象(张卫星,),我们把“股权分置”的概念定义为:在中国股市上中国股市由于特殊历史原因和特殊的发展演变中,中国股市场的上市公司内部普遍形成“两种不同性质的股票”(非流通股和社会流通股),这两类股票形成了“不同股不同价不同权”的市场制度与结构,

已经是当时的中国股市最大的制度缺陷。

(一)主要特点

首先,投资者关系管理对象是具有否决权的流通股股东和非股东。流通股股东是动态的,

非股东的构成十分复杂。其次,

投资者关系管理目的非常明确,

即助推改革,促进改革方案获得通过。

再次,投资者关系管理作用在改革中是刚性的,改革方案要么获得通过要么遭到否决。

(二)主要内容

在股权分置改革背景下,投资者关系管理有其特殊性,既有别于成熟市场的投资者关系管理,也有别于改革前的投资者关系管理。

投资者关系管理在股权分置改革过程中应该主要包括以下内容:

。股权分置改革方案设计双向沟通过程。股权分置改革是为了解决我国证券市场遗留的历史问题,其目标是促使我国证券市场走向规范化健康化之路,从长期来看有利于全体股东的利益,

也有利于重建投资者信心。由于每个上市公司所处的环境以及自身的状况都不一样,

不可能存在一个解决股权分置问题统一的方案,从而在保护全体股东利益和制定合理定价标准的基础上对解决方案进行客观的设计。

方案设计的过程就是股东以及利益相关者之间寻求利益博弈平衡的过程,也是公司与股东之间进行双向交流的过程。

。股权分置改革方案制定持续沟通过程。

设计好多种解决方案后,上市公司需要从中选出一个最合理的方案。在此过程中,要注意通过各种途径保持与各方股东的持续沟通,

方案是否合理和沟通是否充分直接关系到最终的表决结果。由于不同的投资者必然会站在不同的立场进行说活,上市公司在沟通的过程中要立足于企业的长远发展,

要考虑到绝大部分股东的利益。大部分非流通股东都是公司的控股股东,在制定方案过程中有绝对的发言权,但是如果忽视流通股东的持续沟通的话,

很有可能造成流通股东对表决方案的逆反心理,这样做直接影响到方案的最终表决。

。股权分置改革方案表决管理过程。上市公司股权分置方案的表决直接关系到改革的成败,

实际上从方案的最初设计到方案的最后通过都是方案表决管理的内容。首先是保证改革方案要传达到每一个投资者手中,并且让投资者明白最终表决的方案给投资者带来的利害关系。

其次是设置各种灵活的方案表决方式,由于流通股东人数非常多不太可能把所有的流通股东都集合起来现场表决,这需要其他的表决,方式进行表决比如网络投票,电话委托投票等等。

再次是注意方案表决后的具体方案实施,需要总结经验,

致谢投资者和有关各方,

并健全适应改革后的投资者关系管理机制,构建投资者信心。

。股权分置改革危机管理体系形成过程。实际上,

上市公司面临着多种危机,包括财务危机、人才危机、技术危机、管理危机等,股权分置的改革进程中必然会遭遇各种困难。因此,形成一整套危机管理体系与投资者关系管理配合在股权分置改革过程中显得尤为重要。

对于股权分置改革试点公司,

如果工作中因重大失误而出现危机事件,

就必须迅速启动危机管理机制。实施危机管理,要求上市公司针对股改特点事先制定危机管理预案,并生成一套相应的管理机制,

以防工作中发生不测。

三、由四家试点上市公司进行股权分置改革看完善投资者关系管理的主要对策

(一)公司高层领导高度重视并配备专门的部门和人员

投资者关系管理工作是上市公司的战略层问题,因此提高公司高层管理人员对投资者关系的重视程度是非常必要的,同时还要增强公司全体员工的投资者关系意识,

提高相关工作人员的业务能力。作为公司对外信息的窗口和投资者关系管理部门,

董事会秘书办公室应该加强对公司全面情况的了解,

不断拓宽工作面,同时深入学习监管部门的相关政策、加强与兄弟上市公司的经验交流,并且开展一些适当的培训,

争取将工作做得更好;对于公司员工,也应该加强对相关专业知识的了解,一些不太了解的情况可以向董事会秘书办公室咨询,一旦遇到相关的问题,

要注意口径的统一性和真实性。

(二)形成日常与专项相结合的沟通体系

日常是上市公司与投资者保持持续有效沟通的重要手段,

它既要求上市公司重视运作组织、沟通平台、管理手段和考核评估体系建设,也要求上市公司根据发展战略需要,与投资者保持经常性沟通联络,达到有效互动、共生多赢的目的。

日常与专项互为补充、相辅相成的关系,

在股权分置改革首批试点中得到充分体现。

首批四家公司中,紫江企业一直重视而在机构、媒体中拥有良好口碑,其他三家公司日常乏善可陈,但由于部分公司注重在单项活动中强化,也在很大程度上弥补了先期日常工作的不足,

并在股权分置改革的沟通中,初步建立起的实现路径,

也为以后的工作奠定基础。

(三)科学设计改革方案,与投资者持续沟通

沟通方案设计的科学性,是沟通活动得以成功实施的重要前提和基础。

方案的合理性表现在两个方面,一是方案的理论逻辑基础稳固。一个支付对价方案,

不管采用历史成本法、还是目标市盈率法,

不管是送股、还是付现,其逻辑要成立,要经得起推敲,要体现为获得流通权而支付对价的基本精神,

否则很难说服投资者。二是方案的核心内容要简单易懂。中国广大流通股股东并非职业投资者,大多数人金融证券知识有限,

对他们来说简单易懂更容易接受。

拟定的方案要持续地与投资者进行沟通,尽量让投资者接受。

在方案草拟阶段,公司应该在一定范围内了解和征求流通股东的意见和建议,以初步把握流通股东对改革的要求,使方案在一定程度上满足不同类型股东的利益诉求。

方案形成后要及时向投资者进行沟通,

与方案直接相关的因素包括方案的设计原理、逻辑基础和实施方法等要向投资者沟通;与方案间接相关、但投资者决策时需要考虑的因素,诸如公司的前景、公司所处行业的景气、公司大股东的态度等也要向投资者沟通;还有与改革影响相关的因素,

诸如方案实施后对双方股东的利益影响、对公司发展的积极意义等也要向投资者沟通。

(四)科学搭建沟通平台,合理利用媒体宣传

通过合理的搭建沟通平台,

谋求沟通效果的最优化成为上市公司的理性选择。从各种公开信息来看,股权分置改革条件下的,

应充分考虑各类股东的利益,

并兼顾新闻媒体、监管机构、专业服务机构等相关利益群体。

由于股改沟通对象的相对分散,

媒体关系显得尤为重要。

三一重工的“猪论”“邻居论”等让人记忆犹新,这恰恰是该公司在善用媒体资源方面的独到之处。当公司因为股权分置而受到关注时,

作为社会公器的媒体必然要对公司倾注更多的关心,并对与公司改革相关的信息进行大量宣传以充分满足各个层面受众的信息需求。而上市公司此时要做的,则是充分掌控媒体议题设置的主动权。

(五)合理考虑各方利益,

适当谋求妥协与让步

股权分置改革首批四家试点公司中,有两家对最初公布的方案进行了适度调整,

最终的表决结果表明,

修改方案既体现了沟通成果,也向流通股东明确释放了善意。

沟通的目的之一是充分听取并尊重流通股东的意见,

从而确定一个大多数相关利益群体都能接受的改革方案。从沟通活动中的争执来看,流通股东并没有漫天要价,而是针对方案提出了自己的质疑,并表达了完善对价机制的愿望,

这种合理要求,

理当得到上市公司和控股股东行动上的正面回应。

所以,说沟通的最终目的就是谋求各方利益的均衡,也就是各方寻求适当妥协和让步的过程。

公司管理与发展方案篇

关键词:企业档案;法人负责制;实践;

创新

中图分类号:

文献标识码:

文章编号:-()--

企业档案是企业的重要资源

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料,是企业各种活动的伴生物。

一般情况下,企业档案不是企业有意识的产物,只是伴随着企业各项活动同时产生的,是企业活动自然留下的痕迹。

企业之所以要保存它,是因为其凭证和参考价值,这是由档案的属性所决定的。原始的历史记录性是档案的本质属性,决定档案作为一种记录具有原生、真实,

不可再生的特点,使企业档案与企业资产、权益密切相关,成为企业资产、权益的依据和凭证,有时甚至是唯一的,而且企业各个方面的工作都需要档案。

从这个意义上可以说,企业档案是企业的一种保障性、基础性资源。同时档案的信息、知识和文化属性使企业档案成为企业的一种信息、智力和文化资源,企业经营、企业文化、企业形象都少不了它。总之,

企业档案随着企业的产生而产生,随着企业的发展而丰富,成为企业的一种重要资源,利用好了就是财富。客观全面地认识企业档案与企业的这种关系,

是我们理解并实行企业档案法人负责制的前提。

企业档案实行企业法人负责制的必然性

所谓“企业档案法人负责制”是指企业法人负责管理所属档案,自觉履行法定涉档义务,维护企业档案的完整、准确、系统与安全,企业法人代表对此负总责。

现代企业制度以“产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学”为特征,核心是形成完善的企业法人治理结构。企业档案作为企业一种物质资源和附生品,成为企业法人财产不可分割的一部分,应属企业所有,

由企业自主管理,企业对其档案依法享有占有、使用、收益和处分的权利。这一点对于非国有企业很好理解。国家档案局、农业部《乡镇企业档案管理办法》规定:“乡镇企业档案属企业所有,

由企业管理。”而对于国有企业,国家档案局等委局在《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》中规定:“国有企业档案……属国家所有。”从“国有企业档案一国有企业一国家”这一关系可以看出,

国家对国有企业档案的所有权是间接的,正是通过国有企业来实现的。所以,“企业档案属企业所有,由企业自主管理”也就是企业法人负责管理自己的档案,

不受非法干预,企业档案工作自主发展机制必然形成,这是企业档案工作发展的必然趋势。

企业档案是企业的重要资源,同时也是国家档案资源的重要组成部分。档案可以随着产权走,但并不会随着企业的消亡而消亡。企业法人负责管理所属档案必须遵守国家法规,

不得损害公众利益和他人的合法权益,

自觉履行企业在档案事务上的法定责任,归根结底是要维护对国家和社会有保存价值的企业档案资源的完整、准确、系统与安全,

企业法人代表对此负总责。企业法人(代表)的这种责任或义务,

本质上也符合企业本身的利益。

因为只有维护了企业档案的完整、准确、系统与安全,企业档案的资源价值才能实现,否则对企业来说,企业档案就是可有可无的。所以,

企业法人有义务也有必有建立和完善本身档案工作体系。企业决策层应当将档案工作纳入议事日程,

企业法人代表必须承担相应的责任。

企业即使破产或解散,

也必须依法妥善处置其档案。

企业档案法人负责制是实现企业和国家利益的共同需要,也是按照现代企业制度的内在要求提出的。

建立现代企业制度是社会化大生产和市场经济的必然要求,是国有、非国有企业发展的共同方向,

企业档案实行企业法人负责制有着普遍而重要的实践意义。

企业档案法人负责制度下的企业档案工作体系创新与实践

企业档案管理体制创新与实践。由于企业的改革改制重组,企业的投资主体多元化和经营市场化、国际化,许多企业向集团化发展,

企业内部档案关系趋于复杂。某投资股份有限公司从一般的单一生产型企业发展为以项目投资为主的集团公司,原来集中统一的档案管理体制已无法适应,

因此公司决策层调整公司档案馆的职能,确定其定位于“服务于总部,指导于分(子)公司”,工作重点放在总部的投资项目、资金管理、经营决策、企业文化等方面;

各分(子)公司设档案室,

子公司建立自身的档案管理体系。我们认为:集团公司(母公司)包括分公司建立统一的档案管理体系是必要的,子公司虽然为母公司所控制,

但他们之间是以资产为纽带的,两者不是领导与被领导的关系;子公司作为独立的企业法人,档案为其所有,

有必要建立企业自身的档案管理体系,是否与母公司接轨则是子公司自主自愿视情形而定的;当然母公司在子公司的档案事务上,

当其涉及到母公司利益时,享有充分的发言权。因此,

子公司与母公司同为企业法人,分别建立自己的档案管理体系。正是实行企业档案法人负责制,各自对所属档案负责的体现。

企业档案工作机制创新与实践。

企业档案法人负责制的基本目标是实现企业档案的科学管理,或者说,

体现在企业法人对其档案资源的合理配置,使之于企业生产力发挥最大促进作用;企业传统的档案工作机制已明显落后,只有向先进的档案信息工作机制转换,才能适应这一要求。

企业档案部门不仅要成为企业的档案资料中心,更要致力于转向成为企业的档案信息中心、档案文化中心――企业档案部门是企业档案信息与知识储备、管理、开发利用的基地,是宣传企业文化、企业形象的一个窗口。株洲市许多企业为建立档案信息工作新机制不懈地努力着,

目前主要有三种发展趋向和形式:其一、以建设数字档案馆为方向,着力筹划由传统的企业档案馆转型为适应现代企业需要的全公司的信息中心。其二、档案馆与科技部门实施“集中管理文献,综合开发信息”,真正实现了档案与图书、情报信息一体化管理。

其三、档案馆(室)在企业技术中心的框架内,与计算机室等构成企业技术信息的管理中心。无论是何种形式的档案信息工作机制,都必须通过档案信息的全方位多层次开发利用来获得成功。

公司管理与发展方案篇

一、加强领导,

营造档案管理工作的良好环境。

档案管理工作能否顺利开展,与领导是否重视直接有关。

为加强档案工作的领导,

把档案工作列入分管领导的岗位职责,建立健全由公司领导带头,各处室负责同志为成员的档案管理工作领导小组,为档案工作的顺利开展提供了组织保障。

为进一步扩大档案工作的涵盖面,

真正做到横向到边、纵向到底,不留死角,

建立了以综合档案室为中心的档案管理网络体系。一方面,

加强档案室与职能处室的横向联系,在各处室设立了兼职资料员,

具体负责本处室文件资料的收集工作;另一方面,加强档案室与下属公司档案室的纵向联系,从而使档案管理信息上下传递灵通,左右反馈及时,

纵横交错,网络覆盖了全公司。

二、注重培训,全面提高档案管理队伍的整体素质。档案人员的业务素质直接影响到档案管理的质量,为此,

公司高度重视档案管理人员的培训工作,

并采取了多种形式的岗位培训活动,以此带动档案管理工作上水平。一是采取集中与分散学习相结合的方式,定期组织专兼职人员学习相关档案方面的方针政策,

并借助网络平台,及时传达国家档案工作的新动态,研究探讨工作经验,

提高档案人员的自身水平。二是通过举办培训班的形式,邀请专家现场讲课,每期参加人员达多人。

三是组织档案人员先后多次参加在济南、南昌,厦门、宜昌等地的档案培训班。

截至目前,公司档案人员已全部经过各级档案管理部门的系统培训,

具备了一定的档案管理水平。四是采取走出去请进来的办法。一方面组织档案骨干人员开展档案理论研讨活动;另一方面组织人员到档案管理水平高的市、工程项目去参观学习,

进一步开阔视野、拓宽思路,查找不足,激发干劲。

三、强化管理,积极推进档案管理工作规范化建设。为全面提高档案管理水平,

将档案管理的全过程进行细化分解,

从建、管、用三方面加强档案管理业务建设。

“建”就是规范建档。先后制定了十三个类别的档案管理办法、归档范围及保管期限表,出台了档案管理工作标准,使档案管理工作逐步走向了制度化、规范化。

同时,在规范建档工作中,

做到“全”、“准”、“严”。“全”就是在档案齐全上下功夫,做到归档文件、归档门类、归档项目齐全,确保档案资料的归档率。“准”就是在档案完整率上把准关,

根据档案归档范围,分清归档界限,在规定时限内将应归档的文件材料全部归档,

确保档案资料的完整率。“严”就是在档案组卷上,严把档案质量关。不合格的档案材料严禁进入档案室,

对库房不同门类的档案分别排列,

统一编号,

保证档案案卷的合格率。同时,办公室档案部门主动与文件资料形成部门密切配合,充分调动兼职资料员的积极性,通力合作,

形成齐抓共管的良好氛围。

“管”就是科学管理。要求综合档案科(室):一是建立健全库房管理的各项规章制度,

严格落实库房“九防”措施,制定库房档案资料保管情况的排查计划,

发现问题及时采取应急措施,确保库存档案的安全。二是严格库房管理。认真履行档案收进移出手续,

将档案收进移出情况记录再案,

避免档案遗失,并按规定编制档案存放索引,橱具设置存取档标识,使各类档案一目了然。

“用”就是充分用档。

档案保管的目的在于利用,为了更好地利用档案资源,编制能满足查阅需要的各类档案的检索工具,建立查全、查准登记制度,提高档案的利用率。

二是在档案正常利用工作的同时,深层次了解室藏结构,

积极开展档案信息开发利用工作,利用库存档案编制了一批优秀的二次以上的加工成果,

提高了档案的实际应用能力。

四、利用电子信息技术,

实现档案网络管理

首先,利用现有的档案管理软件,运用档案各功能模块,

达到目录级进而逐步达到文件级管理档案。做好电子文件的整理工作,进一步提高单位档案服务水平。

作为档案管理工作信息化的第一步,建立和完善电子文件将产生诸多优势。一是电子文件的利用不再受“孤本”的限制,可以实现一份档案同时供多人共享。

二是电子档案能够被快速检索。并能根据获取的资料,扩大查询范围,

随时快速查询新的资料,提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。

三是电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输,使异地传输、查阅利用更方便、更快捷,消除了利用者与档案信息的距离,

为跨地区查询信息提供了便利的条件,

实现了信息资源的共享。

其次,有步骤地开展库存档案的数据库系统建设,

保证在将档案资料完整地输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料变成数据资料,实现纸质档案和电子档案并存。

五、文化引领,

创建档案品牌系列工程。按照“四化”管理要求,

在管理手段上下功夫,有计划地逐步实现档案品牌系列工程,

营造档案管理的文化氛围,打造自己的管理品牌。

(一)强化基础。

注重管理,创建综合档案管理品牌工程。开展档案目标考核是提高机关综合档案工作水平的有效抓手。利用馆(室)藏档案资源,

创建档案编研品牌工程。档案编研是开发档案信息资源的最高表现形式,

是活化档案信息的有效手段。首先,抓住公司发展中的亮点,推出一批具有一定影响的编研成果;其次,

引导档案部门增强档案开发利用工作的主动性和实效性,提高全系统档案信息资源开发利用成果的数量和质量;第三,根据行业的需要,在完善开展公路史志编写的同时,

以行业、地域文化为突破口,不断强化档案编研工作,开拓编研的思路,

创新编研工作机制,促进编研成果转化。

(二)实施档案功能拓展工程。

构筑功能完善、设施齐全的档案服务平台。近几年,公司逐步加大档案室建设的投入,完善各种档案基础设施改造和更新工作,

对档案室库房温度湿度调控防火、防盗、职能密集架等应用系统与计算机管理系统集成,实现了库房各种管理应用的一体化,

大大的提高了档案公共服务效果。

(三)加强档案资源建设工程,力求在征、管、用上下功夫。“征”,

即征收公司各单位所形成的各类档案资料。

特别是在公司科技活动中形成的各类、不同载体的档案,丰富档案室结构;“管”,既加大库房管理力度。严格文件材料的归档制度,

编制档案检索工具,并对各类、不同载体的档案资料实行规范化、标准化的管理,

确保档案的归档率、完整率和案卷合格率;“用”即为公司提供全方位的优质服务,

以满足行业档案资料的需求。

(四)开展评先创优活动工程,调动档案工作人员的积极性。一是将档案管理工作考核纳入竞赛活动中,

与其他工作同部署、同组织、同检查、同考核。把档案管理工作纳入党委经济考核内容,

与工资、奖金挂钩。调动了各级档案管理人员的积极性和主动性,促进了档案管理工作的开展。

二是对锐意进取,不断创新的档案工作者予以表彰,极大的鼓舞了档案人员爱岗敬业的积极性,提高了档案工作的向心力和凝聚力。

总之,

随着档案事业的不断发展,企业单位的档案管理工作正扮演着越来越重要的角色,在新形势下,要求档案管理人员与时俱进,利用机遇,

创新发展,充分发挥出服务职能。

公司管理与发展方案篇

[关键词]知识转移咨询公司档案信息管理

[分类号]..

随着知识成为重要的生产要素和机构的核心战略资源,

对知识转移的探讨研究也在不断深入。而作为知识转移重要第三方的咨询公司,其知识转移的内涵和要求有何不同,其基石是什么,

知识转移与咨询公司档案信息管理的关系如何,有何共通之处,又该如何把握和结合,都有必要认真探讨研究。

知识转移与咨询公司档案信息管理

.知识转移的内涵及其特征

从年提出知识转移的概念起,

国内外对知识转移内涵的探讨一直不断深入。与知识管理兴起于工商管理一样,最初理解知识转移是基于其对企业管理的功能和意义,由此产生了“功能说”,如等认为企业转移知识的能力是企业存在的重要理由,

知识转移的目的是吸收新知识和有效利用新知识,通过知识转移,

将那些使组织获益的知识加速应用,从而使组织获得竞争优势。

随后产生了“过程说”,如斯德哥尔摩经济学院的等人提出知识转移是一种知识传递者与知识接受者之间的沟通过程;

也认为知识转移是机构成员间的知识迁移和吸收;许强等认为知识转移是知识从转移方向知识接受方传递,并让接受方理解和接受的过程;等提出“知识转移=知识传达+知识接收”,

接收知识意味着对信息的充分理解并能够据此采取行动;等认为知识转移的过程分为初始化、转移和整合三个阶段;

詹青龙等指出知识转移是指知识势能高的主体向知识势能低的主体转移知识的过程。

随着研究的深入,对知识转移的认识逐渐上升到本质和宏观层面,

如陆侠等认为知识转移是指建立起技能传授、学习和知识管理的体系,将战略设计、组织和绩效设计、管理流程设计、系统流程设计各方面知识在员工中进行贯彻,让大家对相关知识消化吸收,保证系统的运行;

施琴芬等认为知识的转移是通过组织的地域维度、业务维度及职能维度来降低组织风险的不确定性,破除一些节点问题和壁垒枷锁;而谭大鹏、霍国庆等撰文对此进行概括比较,

他们认为知识转移是一个特殊的知识传播过程,

是在受控环境中进行的,其根本作用是缩小人类个体或组织之间的知识差距并促进人类的共同发展。

根据以上学者的概念界定,可以看出知识转移具有以下主要特征:

首先,知识转移具有较强的目的性和主动性。

与知识传播和扩散不同,知识转移是在组织机构有意识的主导下开展的,旨在促进个体和组织的共同可持续发展,因而更为主动和积极,更强调方法和策略的计划性、针对性。

如当企业自身不具备某类知识转移条件时,就会选择向咨询公司等第三方寻求获得知识源的策略。

其次,知识转移活动是受控的和可控的。

所谓“受控的”包含两层含义:一方面指的是并非所有的知识都能顺利地实现转移,只有可编码的知识才能更好地为接收方所理解和接纳;另一方面是指知识转移往往需要在受控环境中进行,

这样能保证知识转移的效果和效率,还能更有效避免被动的知识外溢。由此机构需要设计可控的平台系统,以保证对知识转移的过程和结果进行控制。

再次,

知识转移的过程具有增值性和创新性。

知识转移不只是一个被动的接受和继承的过程,而是一个创造性的同化和内化的过程。知识通过转移产生增值、裂变、聚合后,进而就会形成新的知识。

因而,知识转移过程伴随着知识使用价值的相应回报,转移完成后往往能达到知识供需双方彼此双赢,乃至多方共赢。

此外,知识转移的对象更为广泛和深刻。与传统信息利用和传播只关注显性知识不同,知识转移关注隐性知识的共享和扩散。

刘丽萍指出,知识具有“波粒二相性”。知识“粒”是指作为实体的知识(即显性知识),知识的“波”是指作为过程的知识(即隐性知识)。因知识转移产生的作用有知识结果的转移和知识过程的转移,

而后者的影响将会更持久、更深远。

.档案信息管理为咨询公司知识转移提供保障和支持

咨询公司开展知识转移活动的前提是:拥有足量的、可靠的信息和知识储备。因而对于咨询公司来说,广义的档案信息管理不仅包括人事档案、会计档案、文书档案等,还包括根据其业务范围和服务导向建立的各类知识库(即知识档案)。

在这个知识库中不仅要有事实性的知识(-)、原理性的知识(―)和技术性的知识(-),还要建立专家档案。

因为随着客户需求专业化和精细化程度的提高,任何公司都难以独立完成咨询课题和任务,

只有掌握了“谁拥有知识(-)”,才能更好地实现知识转移方与接受方的匹配。这对于中小型咨询公司而言更是立命之本,杨文等在对福建家管理咨询公司进行调研时发现,绝大多数管理咨询公司都无力聘请全职的管理咨询师,

只好聘请兼职顾问,在整个咨询项目运作过程中,管理咨询公司负责接单,

再“下单”给管理咨询师“生产”,而后公司负责“交货”及“客服”。

.知识转移有利于咨询公司档案管理的发展和价值实现

档案信息管理是基础性工作,

事关咨询公司的生存和可持续发展,而档案管理本身也是一个承上启下的过程,需要建立素质优良、继往开来的档案工作团队,在笔者埘中山卓力、佳信等几家咨询公司的调研中发现,由于员工流动性较大,

经常导致公司业务开展存有难处和困境:一方面新上岗的档案人员,对于原有档案存放规律和技术不甚了解,相关信息无法及时查找;另一方面,大量的咨询信息和客户信息及时归档,

存入知识库,

一旦业务员辞职或离职,这些重要信息也随之而去,

对公司损失颇大。

而知识转移的提出,对咨询公司及其档案管理工作的发展都是极为有益和有利的。

面向知识转移的咨询公司档案信息管理维度分析

所谓管理维度,

是在对管理活动要素类型进行剖析的基础上,对管理活动空间范围和视角方位的具备程度、判断条件和评价标准的表示,

即对管理活动赖以存在的内外条件予以判定、描述和评价的概念集合。管理维度的分析与构架,一般要从两个以上具有互斥性的视角进行,这无论对于管理理论研究,还是管理活动实践的归纳和指导,

都具有积极意义:一方面,有助于引导管理学研究的视角创新,一个新的管理维度的描绘,是建立在对管理活动的要素、环节和生存空间的重新认识和挖掘基础之上的,必然带来研究视角的重新发现和研究定位的修正,

能拓展管理学的研究视野,

推动管理学研究理念的创新;另一方面,

能直接提供新的分析方法和理论框架。对管理维度的描述实质上是

对各类管理活动的内核分析,为分解和区别管理要素类型提供了思路和方法,并确定各类要素在管理中所司职责,

管理维度的重新审视和划分,正是管理模式重新构建的前提和基础,为其提供可资利用的方法和框架。

中国人民大学的胡鸿杰教授通过对管理活动机理层面的考察,提出任何管理活动都包括资源、方式和内容三个主要维度:

所谓管理内容,即指管理活动的对象及其所要实现的职能和任务,

对于某一特定的管理活动和行为,其管理内容既可以是具体的对象标的,也可以是抽象的过程,还可以是具有更深内涵的职能,特别是在许多宏观的管理活动中,

对程序和职能的管理更是其日常工作的主要内容。

如档案管理活动中,档案工作者和档案信息自然都是管理内容,而对文件案卷的收集、整理等过程也是管理内容,此外档案管理机构的职能同样还是管理内容,只是考察的层面和范围不同而已。

至于管理资源,一般认为无非就是“人力、物力、财力”资源,再加上近年来比较吸引眼球的“信息资源”,这些理解和认知比较通俗易懂,

但也略显粗浅和表象,

对管理资源缺乏深层次的思考,只注意到了直观的显性资源,

忽略了管理中的隐性资源,胡鸿杰教授则撰文指出,管理资源还可分为基础性资源和“特有资源”两个层次,前者有如人力资源、物力资源、财力资源和信息资源等,为管理活动提供外在保障,

后者诸如规则、权力、人脉和文化等,为管理提供内在保障,管理活动中两类资源都是不可或缺的。

管理方式是指依据管理内容的特点和要求,

对管理资源进行整合、配置的方法与途径,依据不同的标准管理方式有不同划分,如根据是否产生口语或书面语行为,

可以分为言语型与非言语型管理方式;

根据发生的场合,

可分为直接型管理方式与媒介型管理方式;根据对资源处理的程度可分为一次管理和二次管理两个不同层次的方式等。

文件(档案)方式是其中的言语型、媒介管理方式,是社会与机构管理方式中最重要、最通用、最经济的一种,

具有确定性、规范性、可控性等比较优势。

从这三个维度对档案信息活动进行考察,不仅能引发对档案管理活动的重新认识和把握,

既有助于理解和深度挖掘档案信息资源,又能凸显其在管理中的保障作用,有利于减少或避免管理资源重复建设,

一定程度上改变对管理资源的浪费或漠视现象,从本源上促进管理资源的最优配置,还有助于管理方式的规范与创新,为解决当前诸多社会管理问题提供新的思路和方法,

具有实践意义和现实价值。三维度分析如图所示:

咨询公司的档案信息管理也同样不能置身于这三维度空间之外,下面即依此分维度对其中的知识转移相关问题进行分析和探讨。

.内容维度的知识转移

一般认为,档案信息管理的主要是文书档案、会计档案等传统内容,这就有必要首先了解和明确档案信息的特点。和宝荣教授指出档案信息具有联系性和积累性的特点,李国庆指出档案信息作中秋节的作文400字优秀为信息资源的一个重要组成部分,

除了具有信息的一般特点外,最大优势在于其真实性、可靠性、权威性和凭证性。

在传统环境下,这些特点通过固化在特定载体(如纸张)上予以保证,而数字环境下,则有赖于元数据信息了。

当然图书与情报类信息也需要元数据,但不同的是,这一类的元数据信息主要用于知识的组织和检索,主要关注知识载体形式和内容分类关联,

而归档信息的元数据更侧重于知识的来源信息及知识产生者的背景结构,借此来保证知识源的可靠性。

认为,在知识转移的初始阶段,知识源的可靠性、转移的预期困难是影响知识转移效率的重要因素。

当知识源的可靠性没有得到确证,

即当知识源并不被认为是可信赖的、讲信用的或有见识的时候,

知识源的知识转移将非常困难,它的建议和示范将被质疑并受到抵制,这也叫“知识作用的未实证性()”。

因而咨询公司根据其业务范围和服务导向所建立的各类知识库,为了确保其真实可靠,必须依据档案管理的要求和标准进行,自然也就是档案信息管理内容的重要组成。

这一维度的知识转移主要在咨询公司和客户之间进行,

除了满足用户需求提供可靠的编码化知识源之外,相应背景信息共享与迁移也是十分必要的。

.资源维度的知识转移

任何一种管理都是耗资源的,如前所述,既需要人力、物力、财力和信息等基础性资源提供的外在保障,

也需要权力、规则和文化等管理的“特有资源”提供内在保障,管理活动中这两类资源都是具有支撑性的,

缺一不可。咨询公司档案信息管理也离不开人、财、物等资源的保障,如设备和装具的配备、人员的培训、信息的加工和服务等,同样档案管理水平的提升还需要权力、文化层面的支撑,如公司高层的重视和强调(特别是像北大纵横等大型咨询公司),

一则有利于各个部门的档案信息整合;二则利用权力资源可以督促实现将存储在员工个人电脑(乃至人脑)中的知识信息予以全面及时的转移和归档,以丰富公司的财富和资本。

这一维度的知识转移主要在咨询公司内部进行,

不仅要在档案信息管理人员中予以传播与接纳,如一方面要熟悉档案工作需要哪些资源;

另一方面也要掌握这些资源能在何处获得,又该如何获取。这类知识转移更要推广到公司业务部门和相关领导,使他们形成概念、习得程序,最终养成大力支持档案信息管理的习惯和氛围。

.方式维度的知识转移

咨询公司档案信息门类较多,其机密性高低不一,

因而信息组织的方式和使用权限的控制存在较大的差异性。这就需要重视对档案信息管理方式的知识转移,以促进机构档案工作的可持续发展。方式维度的知识转移重点和难点在于管理技能和经验等隐性知识,

档案信息管理从原理上讲是比较直观和简单的,但是具体的操作需要长期的经验积累和技能熟悉,也绝非一朝一夕能做好的。

这一维度的知识转移还存在于咨询公司和客户之间,

不过这主要是指开展档案管理咨询业务和有档案管理专业优势的公司。如浙江省首家公司制档案中介机构――杭州伟邦档案管理咨询有限公司,

就针对机关、团体、企事业单位提供档案咨询与指导、档案培训、档案技术推广、档案人才租赁等相关的专业服务,而方式维度的知识转移即是此类公司的核心优势之一。

面向知识转移的咨询公司档案信息管理实现策略

如上文分析可见,不仅档案信息管理在咨询公司知识转移中起着基础性和关键性的作用,

关注知识转移对于档案信息管理也大有裨益,

两者互为依托、相互促进。而实现面向知识转移的咨询公司档案信息管理需要在以下几方面予以强调和努力:

.主动调研掌握公司档案管理中知识转移内容

首先是咨询公司领导层要从宏观上对档案信息管理中的知识转移有充分的认识和把握,深入调研公司管理中知识转移的层次和范围,明确哪些显性知识必须按照档案信息的标准和要求予以存储、传播和控制,哪些个体隐性知识应该显性化为组织知识并予以

及时存档,

把握档案信息管理各个维度的知识转移内涵和要求;具体操作执行的档案管理信息工作者更要积极主动,对具有潜在价值、有必要作为档案信息保存的知识,与业务人员共同商讨,拟定归档范围并明确共享权限,

业务人员也要认真配合,提出建设性意见和需求,

以框定知识转移的目标和范围。

.优化档案信息管理中知识转移的资源保障

所谓资源保障就是为知识转移创造必要的软硬件环境。一方面要在人、财、物等基础性资源上对档案信息管理予以必要配备和支持,在档案信息管理人员梯队建设上要引起足够重视,

尽早做好准备,有计划、有步骤引导档案专业人员间的业务交流和知识转移,

让新生力量在日常的档案信息工作中充分习得管理技术和技能,避免突然的工作移交带来的措手不及;另一方面要利用权力和公司文化等特殊资源,大力宣传、积极引导和推动各类档案信息知识转移,不仅在信息管理人员中,

更要在业务部门里,形成健康的知识存档和归档意识,培育良好的知识转移的习惯和氛围。

.量身打造面向知识转移的档案信息管理系统

咨询公司要着力开发和建设面向知识转移的档案信息管理系统,一方面要依据和符合本公司的客观实际,另一方面也要保证系统的可扩展性和通用性。如在设计知识采集功能模块时,要对本公司业务流程予以梳理和考察,

在各关键环节中嵌入背景信息捕获器,保证归档知识的可靠性和可用性;而在知识传播功能模块中,要实现目录信息开放的同时,

对知识内容进行有效控制,这一方面是指利用技术手段严格控制资源使用权限;

另一方面是指实现知识转移环境的控制,以提高资源利用率和知识转移效能。

.有力控制、有序开发咨询公司知识资产

在拓展和丰富档案信息资源的类型、数量的同时,档案管理人员要建立和完善公司资产档案,

特别是对无形资产的归档和建档,不仅要及时接收和控制公司核心知识,

保证其安全性和可用性,还要与业务人员积极配合,有条件地对之进行开发和传授,使之不断增值和升值,

增加知识转移的吸引力和动力。

.创新咨询公司档案管理中知识转移的路径和方法

知识转移不仅仅是一个知识传递的过程,

更重要的是要让接受方理解、接受进而创新的过程。知识转移存在许多障碍性因素,

如知识源强烈的社会身份和群体本位可能会影响组织内的知识跨群体或跨部门转移,而接受方的态度和能力也同样制约着知识转移的效率和效果,所以有必要创新路径和方法,实现多维度、多渠道的信息共享和知识转移。

同时要建立良好的激励机制和利益补偿机制,促进咨询公司档案信息管理水平的提升,促进相关信息和知识转移的规范化和常态化。